会議をもっと楽に、建設的にするBIツール：まだ「紙を配る会議」を続ける？

たくさんの資料を作り、印刷し、配布するために多大な手間暇を掛けたのに、会議で「ただ資料を読むだけ」の時間が過ぎているとしたらもったいない。どうすれば会議のムダは減らせるだろうか。

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　会議の多い職場が疲弊する大きな原因の一つが、毎度の膨大な資料作成だ。会議体によっては各部署から数字を取りまとめて全体で統一した資料を用意しなければいけないこともあるだろう。企業規模が100人を超えてくると、これはなかなか骨の折れる作業になる。大企業ともなればなおのことだ。ようやく出来上がった資料を紙で用意するとなると、印刷のコストも時間もかかる。刷り上がってから間違いに気が付いたり、会議の直前になって追加や差し替えが発生したりということも少なくない。

　こうした会議の非効率を解決する一助となるのがビジネスインテリジェンス（BI）ツールの導入だ。あらゆるデータを統合し、一元的にビジュアライズできる環境が整っていれば、データの集約や修正、差分の更新などは手軽にできるようになる。常に最新版のデータを全員で共有できれば、会議に参加しなくてもレポートを見られるようになるだろう。そうなれば会議の準備に要するリソースを節約でき、ペーパーレスや働き方改革の実現も期待できる。

　だが、現実的にはそれらのツールの多くは専任担当者や幹部層にしかアクセス権限がなく、皆で情報を共有できるまでには至っていない。「会議改革」に役立つBIツールはないものだろうか。次のページで問題解決のヒントを探る。