ExcelやAccessの管理表を使うほど、効率化どころか“複雑化”を引き起こす理由：面倒なバージョン管理をなくす

基幹システムでは対処できないような細かい情報を管理したいときに「Microsoft Excel」や「Microsoft Access」を使うケースは珍しくない。だがツールの使い勝手の良さや配布のしやすさが、逆に情報の管理を複雑にしてしまう。解決策は。

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　モノづくり企業の業務を支えるシステムは多岐にわたる。総務系のシステムやバックヤード業務の管理システム、生産管理などの工場系システム、開発系システムがその例だ。

　どんな企業も、基幹システムには一定の予算と人手を投じて自社の要件に合致したシステムを構築し運用している。だが、それ以外の小ぶりな情報管理はいまだに「Microsoft Excel」と共有フォルダで済ませる企業が少なくない。

　しかしExcelファイルは複製や配布が可能なため、「どの情報が最新なのか」「どのファイルが正式版なのか」が曖昧になってしまう。現場の担当者が「Microsoft Access」を使って簡単なアプリケーションを開発すればバージョン管理の課題は解決できるが、開発担当者がいなくなるとアプリケーションのメンテナンスが難しくなる。

　結果、モノづくり企業の現場では、多くのExcelファイルやAccessアプリケーションが乱立してしまい、情報の管理に四苦八苦しているのが実情ではないだろうか。こうした問題を根本から解決し、管理をもっと楽にするにはどうすればよいだろうか。