「ワークフローツール」、こんなにあった業務改善効果：IT導入完全ガイド（2/4 ページ）

業務の電子化にとどまらず、基幹系システムとの連携による業務改善やコア業務の生産性向上が期待できるワークフロー。ツールの活用で業務改善した事例から意外な利用法を紹介する。

[土肥正弘，ドキュメント工房]

　最新ワークフローツールの導入成功例を類型別に幾つか見てみよう。定性的効果や他システムとの連携に注目してほしい（事例と説明図版とは直接関わっているとは限らない。また一部に想定事例を含む）。

申請書の紛失、承認の遅延が解消【情報通信業】

　紙ベースでのワークフローで生じがちな申請書の紛失がなくなり、承認作業も進捗（しんちょく）がモニターされ視覚化できるため、チェック漏れや滞留状況が分かり、遅延の発生が抑えられた。特に稟議（りんぎ）書は本番リリース後、決裁スピードが10倍に改善された。

　同業他社でも、承認のタイムラグが少なくなった結果、決裁までの時間が従来2日かかったところを20分にまで短縮した事例、モバイル端末からの承認処理が可能になったため、承認権限者の外出時や海外出張中でも承認のタイムラグを低減することに成功した事例がある（図2）。

図2 モバイル端末からの申請承認（出典：パナソニック ネットソリューションズ）

他システムとの連携、自動入力により負荷軽減、多重入力排除で業務改善【商社】

　既存ワークフローツールを新ツールにリプレースし、運用を業務部門に移管したところ、システム部門の負荷軽減はもとより、組織情報の自動連携機能を付加したことにより、従来では組織変更時に徹夜で変更作業していた時間と労力が低減した。

　また、ワークフローツールで進めた業務の結果（経費精算など）を自動的に基幹システムに入力する仕組みも追加したため、申請者と基幹システムオペレータのデータ2重入力が削減された（図3）。

図3 外部業務システムとのデータ連携（出典：パナソニック ネットソリューションズ）

分散した店舗との申請、承認をワークフローツールで標準化、問い合わせ時間を短縮【流通業】

　多店舗を経営するある企業では、各店舗と本部間での申請、承認プロセスの合理化が課題だった。売上管理やクレーム管理、備品管理など、多岐にわたる申請の内容をワークフローツールにより入力時点で標準化し、記入内容漏れや不備に関するチェックと問い合わせの時間を削減し、スピードアップに成功した。

コンプライアンス確保とセキュリティの改善【金融業】

　申請書の紛失をなくし、申請や承認プロセスの証跡を確保するとともに各プロセスのローカルルールを排除して受付担当の負荷を軽減、さらにサーバルームへの入退室管理に適用して厳正な管理、内部統制およびコンプライアンス向上に貢献した。また業務システムのアカウント払い出しに利用することにより、権限外のアクセスを防ぐ効果も得られた。