結局どのくらいかかる？ 名刺管理ツールのコスト感：そこが知りたい！名刺管理

「名刺管理ツール」を企業で使おうと考えても、最初から大きな予算はかけられないだろう。会社の規模感と利用目的に合わせた名刺管理ツール活用のコスト感を説明する。

[キーマンズネット]

　「名刺管理ツール」を自社の業務に役立てたいと考える人が知っておきたいことは「予算はいくらぐらいかかるのか？」といったコスト感でしょう。実は無料で始められるものもあるのです。

　しかし、会社の業務で活用したいという時には機能面で物足りないかもしれません。また、名刺管理ツールだけでなく、名刺の画像データを読み込む費用を見込んでおいた方がいい場合もあります。

　初めて使うものに最初から大きな予算はかけられないでしょう。ここでは会社の規模感と利用目的に合わせた、名刺管理ツール活用のコスト感を説明します。

小規模事業あるいは個人で試して見たいならアプリ

　小規模事業を営んでいる人、あるいは会社で本格的に導入する前に、名刺管理ツールとはどんなものか個人で試して見たいという人には、スマートフォンの名刺管理アプリを使用してみるという方法があります。

　無料のものが多く、有料でも数百円〜1000円程度で手に入れられます。また、無料で登録した後、機能やサービスを増やしたい場合には有料サービスに変更できるアプリもあります。

　多くはスマートフォンで名刺を撮影し、その画像データを登録していく方法ですが、いちいち名刺をカメラで撮るのも面倒ですし、その画像データが不鮮明で情報がうまく登録できない、またそれを修正するのは面倒ということがあります。また、機能面にも制限がありますので、法人のビジネスでしっかり使うには物足りなく感じると思います。

ある程度の規模で法人利用するならクラウドサービスか専用ソフト

　10人以上の規模の会社において、人脈管理や営業促進に活用したいのであれば、クラウドサービスの名刺管理ツール利用がおすすめです。月額1人当たり数百円から数千円レベルで利用できます。提供されるサービスの違いとボリュームが増えた場合の割引により金額レベルが変わります。

　名刺管理ツールの場合、気にしておいた方がいいコストは「名刺の画像データ化と情報登録を代行してくれるのか」ということです。名刺をデータ化して情報登録をするには、次のような段階を踏むのが一般的です。

1. 名刺をスマートフォンで撮影して画像データにする、あるいはスキャナーで名刺を読取り画像データにする
2. （1）の画像データを名刺管理ツール運営会社が指定するサーバにアップする
3. 名刺管理ツール運営会社が画像データから、名前、住所、電話、会社名などを読み取ってデータベースに登録する
4. 利用者は（3）の結果を確認して、誤りがあれば修正する

　これらのうち（1）から（3）までの「たくさんの名刺を画像データに変換して情報登録する」という作業が、サービスに含まれている場合と別料金で対応という場合に分かれます。

　名刺が数万枚などと大量にある場合には、自社でこの作業を行うのは大変です。月額の利用料金だけでなく、名刺の画像のデータ化と情報登録代行費が含まれているかどうか、あるいはそれを含めた金額で判断したいものです。

　ちなみに名刺の画像データ化代行だけを引き受けている会社（スキャンして画像化）もあります。名刺1枚当たり5〜8円（最低枚数はあります）ぐらいのコスト感です。

　さらに規模の大きい会社（100人以上）は、名刺管理ツールの専用パッケージソフトウェアでの導入を検討しましょう。大ざっぱなコスト感ですが、導入には100万円以上かかることもあります。導入時にかかる費用の負担には覚悟が必要ですが、長年使うのであれば、1人当たりに換算するとクラウドサービスより安上がりになる可能性が高いでしょう。

　例えば、月額1人当たり500円のクラウドサービスでも、100人で利用すれば月に5万円がかかります。2年使えば総額はもう累計で100万円をオーバーします。

　ただし、クラウドサービスは途中で辞めることもできますし、無料の試用期間を設けたものが少なくありません。また、機能更新なども自動的に行われるケースが多いですが、パッケージソフトの場合は更新に追加コストがかかることもあります。規模や利用形態に応じて、どちらがベターか検討してみてください。