商談管理にメルマガ配信まで、名刺管理ツールが備える基本機能：そこが知りたい！名刺管理

名刺管理ツールは、単に名刺の管理や整理に使うためのものではなく「埋もれていた人脈を宝の山に変える」ことが可能な営業を支援するツールだ。名刺管理ツールが備える基本機能を説明する。

[キーマンズネット]

　名刺管理ツールを使用したことがない人は、「どうして名刺の管理や整理するサービスにお金を払う必要があるのか」と疑問を持たれるかもしれません。

　名刺管理ツールは、単に名刺の管理や整理に使うためのものではなく「埋もれていた人脈を宝の山に変える」ことが可能な、営業を支援するツールと言えます。「人脈管理ツール」であり「営業支援ツール」といってもいいでしょう。

　ここでは、名刺管理ツールが備える基本機能を説明します。導入の参考にしてください。

名刺の管理、共有から人脈の創出に向けて活用

　まず、最も基本的な機能は「名刺帳機能」です。各自の名刺ホルダーにしまい込まわれている名刺をデータベースに変えて、いつでもどこでも簡単に取引先や見込客などの人脈情報を探すことができるようになります。そして会社内で共有できる「情報共有機能」を使えば、社員の誰もが全社分の名刺データベースを使い人脈情報を共有することができます。

　つまり、今まで見えなかった各自の席にしまい込まれた名刺ホルダーの中を、全部「見える化」できるのです。自社の誰が見込客企業の誰と名刺交換したのかが一発で分かります。人脈データベースが作られるのです。

　データベースにはメールアドレスが含まれていますので、必要があればそこからすぐメールを送信できます。これは名刺を見ながらメールソフトにアドレスを打ち込むことと比べて本当に便利です。

　さらに、今まで名刺の裏にメモしていたような「人物の特徴」「面会した場所」「会食した店」なども記録しておける「メモ機能」あるいは「タグ機能」があれば、再度商談するときにも詳細情報を確認できます。

　これらの名刺データベースを活用して、社内に埋もれていた「人脈のタネ」または「商談のヒント」を掘り起こしやすくすること。それが名刺管理ツールの基本機能として最も特長的なものでしょう。

顧客管理から営業活動を支援するツールとしても活用

　名刺管理ツールには、「名寄せ機能」があるものも多いです。これは名刺交換した相手の部署や社名が変わったときでも、最新の情報にとりまとめてくれる機能です。組織名やプロジェクトが頻繁に変わる相手でも最新の情報を入手できます。

　顧客管理データベースとして使える機能も多くの名刺管理ツールに備わっています。相手先の会社情報や商談、取引の履歴などを管理できる「商談管理機能」があれば営業支援ツールとして活用できるでしょう。

　営業支援ツールといえば、見本市や商談会などで名刺交換し、山のようにたまった名刺がありますね。これらを見込客あるいは見込客候補にしていきたいと考える時には、「メールマガジン発行機能」のある名刺管理ツールを使えば、簡単にメールマガジンを発送することができます。

　名刺管理ツールの中には、名刺管理をした相手の会社に関わる最新ニュースを自動的に更新、配信する「ニュース配信機能」が備わったものがあります。商談につながるヒントを自動的に収集できますし、そのニュースを見てすぐに先方に連絡を取ることができれば、効率的な営業活動につながるのではないでしょうか。