勤怠管理ツールが解決する7つの課題：そこが知りたい！勤怠管理ツール

勤怠管理ツールは一体何を解決するのか。勤怠管理業務の課題を取り上げながら「勤怠管理ツール」が解決できる7つのポイントを説明する。

[キーマンズネット]

　本来、企業にとって「勤怠管理」とは非常に重要な業務であるはずなのに、人事や総務などの業務部門で月に一度タイムカードを集計するだけの仕事と考えられがちです。業務部門が従業員個別に計算する複雑な処理があってこそ、人件費の適正化、また過重労働をなくし従業員の健康を守ること、さらには仕事へのモチベーションを上げていくための労務改善が可能になるのです。

　昨今、さまざまな「勤怠管理ツール」が提供されていますが、その導入を経営トップに進言する時には「結局そのツールで何が解決できるのか？」ということを明確にしなくてはなりません。それでは勤怠管理ツールは一体何を解決するのでしょうか。勤怠管理に関わる事については、業務部門のスタッフ以外はその大変さをあまり理解していないかもしれません。

　ここでは、勤怠管理業務の課題を取り上げながら「勤怠管理ツール」が解決することを7つのポイントで説明します。

（1）就業時間の確実な入手

　勤怠管理業務の基本は「就業時間の確実な入手」です。ICカードや磁気カード、生体情報（指紋・指静脈）で本人認証を行い、タイムレコーダーが出退勤時間を記録、勤怠管理ツールに送ることで確実に本人の就業時間を記録でき、不正打刻が防げます。

　勤怠管理ツールにはスマートフォンやモバイルPCで打刻できる機能がありますから、出張や直行直帰、あるいは在宅勤務の場合にも就労時間を正確に記録することが可能になります。

（2）長時間労働の制限と残業時間の細かな把握

　勤怠管理ツールは「長時間労働」といった課題にも貢献できます。残業の限度時間が迫ってきたタイミングで、その従業員本人や上司に通告するなどができれば効果的ですが、全員を始終監視して通告するのは現実的には困難です。

　勤怠管理ツールを導入すれば、メールの自動送信や管理画面での警告表示、従業員が見るポータル画面に残業状況を表示するなどで、通告を行う対象者の発見や自動的な通告・警告が行えます。例えば残業が20時間、45時間、60時間に近づいたところで本人や上司に警告を行うなどの細かな設定も可能です。

（3）休日出勤の割増賃金や振替休日の管理

　休日出勤の限度回数はあらかじめ決められているはずです。勤怠管理ツール導入により、超過しそうな従業員には事前の通告ができるようになります。また割増賃金の支払いは計算が複雑で面倒ですが、勤怠管理ツール上で個人別に自動判別して対応できます。

（4）年次有給休暇やその他の休暇の管理

　年次有給休暇やその他の休暇など「休日制度」を運用するには、基本的には従業員からの申請を上司や責任者が承認するプロセスが必要であり、その上で実際の出勤や欠勤を把握することができなければなりません。

　勤怠管理ツールには「申請〜承認」のワークフロー機能を備えているものがあり、「申請から承認」の履歴と実態を突き合わせて正確・公平な休日管理が行えるようになります。

（5）適切な休暇時間管理

　安全に働くためには適切な休憩を挟むことも必要です。勤怠管理ツールの導入により、出退勤ばかりでなく休憩の開始や終了も管理しやすくなります。

（6）法律に基づく健康管理への対応

　健康にフォーカスした労務管理も必要です。勤怠管理ツールによって、所定外の労働時間がどれだけあるのかの把握が容易にでき、またアラームなどによって、従業員本人や上司が「長時間労働」に気付けるようにできます。

（7）雇用形態と就労条件の多様化への対応

　昨今、雇用形態と就労条件が多様化しています。正社員でも複数の勤務時間があったり、日によって出勤場所が変わるなど多数あったりするケースも珍しくありません。もちろん直行直帰や出張などの際にもきちんと出退勤情報が把握できなければなりません。

　このような課題があっても、勤怠管理ツールはさまざまな雇用形態や就労条件の登録が可能であり、各雇用形態に応じて所定の労働条件の範囲内か否かなどの管理を行ってくれるので安心です。就労条件は常に変更されるものなので、グループ単位で条件の数値を一括変更できるところも利点といえるでしょう。