よくある「不満の声」から考える、勤怠管理ツール導入の注意点：そこが知りたい！勤怠管理ツール

労務管理と業務部門の負担減といった意図で導入した「勤怠管理ツール」。ところがなぜか社内のあちこちから不満の声が挙がってしまう。

[キーマンズネット]

　労務管理をしっかり行えるように、しかも業務部門の負担を減らせるようにという意図で導入した「勤怠管理ツール」。ところが、なぜか社内のあちこちから不満の声が挙がってしまうことがあります。その不満の声に対応するために大変な手間がかかるようだと、何のために導入したのか分からなくなります。今回は勤怠管理ツールの導入や運用で「よくある不満の声」を紹介します。

使い勝手が悪い

　勤怠管理ツールを導入したところ、「使い勝手が悪くて困っている」と不満の声が挙がるという話をよく聞きます。その「使い勝手」の内容は、PCのOSやブラウザのバージョンアップ時に不具合が出るなどのシステム面での問題。あるいは変形、変則の勤務時間管理の運用が複雑、イレギュラーな場合の入力方法が分かりにくいなどの操作面での問題です。

　毎日使うものだけに、使用する従業員、管理部門のメンバー双方にとって「使い勝手の悪さ」は大きな問題といえます。下手をすると、従業員からの質問や不満の対応に管理部門が大変な手間をとられることになってしまいます。そうは言っても「使い勝手」は、使ってみないと分かりません。どう対処すべきだったのでしょうか。

　これは「実際に一度試して見ること」によって、多くの事が判断できたはずです。例えば、無料お試し版のあるクラウド型勤怠管理ツールを試用して社内で評価してから本格導入すれば、より自社にとって使い勝手の良い製品やサービスを選択できたでしょう。

レスポンスが低下してしまう

　月末などアクセスが集中するときに、勤怠管理ツールのレスポンスが悪くなって作業がしにくいという声もよく挙がるようです。忙しい時期に作業が滞留するようではストレスもたまります。どのような防止法が考えられるでしょうか。

　導入前に、製品やサービス提供者のサーバ容量やネットワークの状況、運用の仕方についてきちんと調べておくべきです。さらにお試しで使ってみれば、この問題も察知できたはずです。

外出先のメンバーが使えない

　外で業務を行う人のことを想定しないで、スマートフォンやタブレットで使いにくい、または使えない勤怠管理ツールを導入すると、営業など主に外出先で利用するメンバーが多い会社では、使いづらいシステムになってしまいます。「今まで通り、営業部門だけは手書きで管理」となってしまうと、手間が増えるだけで勤怠管理ツールを導入した効果は薄まってしまいます。

　まず製品やサービスのモバイル対応を確認すべきです。そして現場で試用してもらい、担当者から意見をフィードバックしてもらい本格導入を検討すれば問題はなかったはすです。

費用対効果が不明

　上記のような不満が重なると、今度は「コストに見合わないのではないか」と感じる経営層から不満の声が挙がります。ある意味、もっともシビアな声です。そしてより切迫した場面で費用対効果の説明を求められます。

　ここまで述べてきたように、無料試用期間のあるクラウドサービスで試用してから導入の判断を行っていれば、このような事態は避けられた可能性が高いです。少なくとも、効果が不明な製品やサービスを導入してしまったということにはならないはずです。

　そもそも、事前に費用対効果についての説明をきちんとしておくべきでした。少なくとも不正打刻の防止、業務部門の残業代減少などによって、コスト削減効果を述べることができたでしょう。

　また、大きな意味での費用対効果としては、勤怠時間を適正に管理することによって過重労働を防止し、従業員の心身の健康を守る事に寄与できることが挙げられます。

　その結果、従業員の病欠を防止できる上、働きやすい会社として従業員の定着化が進む事をメリットとして伝えておくべきです。そして、労務管理を適切に行うことによって法的ペナルティーや訴訟リスクを防止することも話しましょう。