勤怠管理ツール導入成功のために「導入前」に気を付けるべきこと：そこが知りたい！勤怠管理ツール

正確な勤怠管理を行うため、勤怠管理ツールを導入する会社が増えた。しかし「いきなり導入して本当に大丈夫？」不安に思う人も少なくない。

[キーマンズネット]

　正確な勤怠管理を行うために「勤怠管理ツール」の導入を検討する会社が増えています。クラウドサービス型の勤怠管理ツールであれば初期費用は抑えられますし、導入スピードも速いです。さまざまな製品やサービスをインターネットで比較し、申し込むのもとても簡単になりました。

　しかし、全社員が毎日使う新しいシステムです。「いきなり導入して本当に大丈夫なのか？」と不安に思う人も少なくないでしょう。ここでは、勤怠管理ツール導入で抑えておくべきポイントを説明します。

打刻方法が自社環境とマッチしているか？

　「勤怠管理ツール」は全社員が毎日使うものです。自社で実際に使う、現場の環境はどうでしょうか。Webブラウザで打刻を行うのであれば、1人1台PCがあることが前提です。打刻に別の機器が必要であれば、機器を設置するスペースや電源などが必要です。また外回りの人や工場、店舗などのメンバーは利用できるでしょうか。

　「1人1台のPCがあるデスクワーク」の環境だけを前提にしてしまうと、結果的に従業員が使いづらいシステムになってしまったと言うことになります。導入前に現場の状況をよく観察したり、ヒアリングをしたりしてから導入方法を検討しましょう。

人事管理システムなど他システムとの連携はOKか？

　近年、人事管理システムを導入する企業が増えています。勤務時間を正確に把握できる勤怠管理ツールを導入したら、人事管理システムと連携させたいというニーズが出てきます。人事管理システム向けに勤怠管理ツールからデータをアウトプットできると便利でしょう。自社が現在使っているシステムを把握し、それとの連携が可能かどうか、あらかじめチェックしておくことをお勧めします。

いろいろなワークスタイルに対応した勤務表が作成できるか？

　工場や飲食店舗、あるいはコールセンターや病院などでは「シフト勤務」があります。IT部門でも、夜間保守などのため変則的な出勤時間をとるメンバーがいる場合もあるでしょう。こうした変則、変形勤務に対応して、きめ細かな勤務表を作成する必要がありますが、勤怠管理ツールには、シフト勤務の作成機能あるいは作成支援機能を持ったものがあります。シフト作成機能があるかどうか、それは自社にとって使い勝手がいいものなのかを事前に確認しておくといいでしょう。

サポート体制やデータセンター運用状況は？

　勤怠管理ツールをはじめ、労務管理に関わるシステムは法改正の影響を強く受けます。法改正に際して迅速にアップデート対応してくれるのか、問合せはしやすいのか、Q&Aが分かりやすいのか、充実しているかなどのサポート体制をチェックするといいでしょう。

　クラウドサービスの場合、月末などにアクセスが集中しても大丈夫かどうかも確認しておきたいポイントです。サービス提供事業者のサーバ容量、運用状況などを確認しておきましょう。もちろん、データセンターのセキュリティ体制なども確認すべきです。

　これらは導入前に抑えておきたいことですが、実際に使ってみないと分らない部分もあります。製品やサービスの候補を絞り込んだら、無料お試しバージョンなどで確認するのがお勧めです。