自社に合ったコラボレーションツールを選ぶポイントとは？：そこが知りたい！コラボレーションツール

企業にとってコラボレーションツールを利用したビジネスプロセスの最適化は不可欠だが、企業ごとに事業内容や目標が異なれば当然ながら必要なツールも異なる。

[キーマンズネット]

　社内でデスクに座っているときでも、外出先でスマートフォンを操作しているときでも、今日ビジネスに携わる人々は常にコラボレート（協業）しています。円滑なコミュニケーションと情報の共有が生産性を向上させ、新たな可能性を生み出すのです。企業にとってコラボレーションツールを利用したビジネスプロセスの最適化は、今や不可欠となっています。

　しかしそれぞれの企業の事業内容や目標が異なれば、当然ながら必要なツールも異なります。今回はコラボレーションツールを選択する際に検討すべきポイントを幾つか挙げたいと思います。

業務内容を見直し目標を設定する

　コラボレーションツールを選ぶ前に、まずそのユーザー（従業員、チームメンバーなど）がどのように仕事に取り組んでいるのか、またどのような業務が多いのかを理解する必要があります。通常業務や手順の決まった仕事が中心でしょうか、それとも特別なプロジェクトや期限が短い仕事が多いでしょうか。

　業務内容を確認したら「改善したい部分」を挙げて目標を設定します。例えば「メンバー同士がより緊密に協業し、その過程が目に見えるようにする」「ワークフローを標準化する」「業務完了時にレポートが生成されるようにする」「共有文書をチーム全員で作成、編集できるようにする」などの目標が考えられます。

　明確な目標を定めることで、どんなツールが必要なのか（あるいは必要でないのか）が、判断できるようになります。

オンプレミス型かクラウド型か

　コラボレーションツールにはオンプレミス型とクラウド型があります。導入時のコストの低さや導入のしやすさなどの点から一般的にクラウド型の方が人気ですが、一概にそれでよいとは言い切れません。

　例えば所属する業界や扱う仕事に規制や基準がある場合、クラウド型では対応できないことがあります。一方ユーザー数がそれほど多くない場合や、即時の導入、運用が求められる場合は、クラウド型の方が適しています。またクラウド型からオンプレミス型へ簡単に移行できるツールを提供しているベンダーもあります。

他のツールとの連携

　他のツールやプラットフォームとの連携が可能かどうかも、選択時の重要なポイントとなります。これら全ての「ハブ」としての役割を果たせるコラボレーションツールを選択すべきです。

　例えばファイル共有システムとの連携、既存システムの複数アカウントへのサインインの統合、ソーシャルメディアプラットフォームとの統合などが可能かどうかを確認しましょう。

　その他にもセキュリティ、モバイル端末での利用、トライアルが可能かどうか、価格なども、重要なチェックポイントです。