コラボレーションツール選定時にコスト面で注意したいポイント：そこが知りたい！コラボレーションツール

コラボレーションツールは企業やチームの結び付きを強め、時間や場所を問わないリアルタイムのコミュニケーションを実現する。ツール選定時に「コスト面」で注意すべき点は何か。

[キーマンズネット]

　コラボレーションツールは企業やチームの結び付きを強め、時間や場所を問わない、リアルタイムのコミュニケーションを実現します。やりとりに必要なメールの数を減らし、過去に話し合った課題や結果を簡単に検索できるようにします。またファイルやデータの共有によって作業効率を上げ、スケジュール共有によって同じ目標を持ち、決められた期日を守りやすくします。

　しかしどんなソフトウェアを導入する場合でも検討が必要となるのが、コストです。導入や運用にかかる費用に対して得られる利益が大きくなければ、導入する意味がありません。今回はコラボレーションツール選定時に「コスト面」で注意すべき点を、簡単に説明します。

価格設定が分かりやすいか

　コラボレーションツールはプランやオプション、機能、サポートするプロジェクト数や利用可能なストレージ容量によって価格が設定されています。優れた機能を提供するツールでも、価格設定が複雑で分かりづらいものは費用対効果の計算が難しくなります。

　後々ユーザー数やプロジェクト数を増やしたり、機能を追加したりすることを考え、かけた費用に対して得られる利益が明確に計算できるツールを選ぶ方が賢明です。

オンプレミス型かクラウド型か、無料それとも有料か？

　コラボレーションツールを導入する場合、オンプレミス（自社運用）型を選ぶかクラウド型を選ぶかで、導入コストおよび運用コストが大きく違ってきます。オンプレミス型はクラウド型に比べて、導入時のコストと運用開始するまでに時間がかかるのがネックですが、カスタマイズがしやすいため、ユーザー数が多く長期に渡って利用する場合は「割安になる」といったメリットがあります。

　一方クラウド型は、ユーザー1人当たりあるいはユーザー数に関係なく月々の利用費がかかりますが、導入時のコストが安価で即日運用が可能です。

　またクラウド型の場合、無料で利用できるツールも幾つか登場しています。ただしこうした無料版の場合、サポートするプロジェクトの数や利用可能なストレージ容量などに制限があるため、次項に挙げる「無料トライアルの有無」と同様に、コラボレーションツールが自社運用に合うかどうかを試す目的で利用するのがよいでしょう。

無料トライアルはあるか

　導入時に重要となるもう1つのチェックポイントが、無料トライアルの有無です。そのツールがチームに合っているかどうかを確認するには、一定期間無料で試せるツールが便利です。幸い多くの主要コラボレーションツールには、無料トライアル期間が設けられています。

　ここに挙げたポイントを含め、トータルでどのくらいのコストがかかるのかを十分見極めた上で、最適なツールを選択しましょう。