コラボレーションツールで得られる“3つ”の大きなメリットとは：そこが知りたい！コラボレーションツール

コラボレーションツールの導入が進む一方で、うまく業務に活用できていない企業も存在する。どんな場面でその力を発揮するのか。

[キーマンズネット]

　企業におけるコミュニケーションおよびコラボレーションツールの導入は確実に進んでいます。調査会社IDCが2015年6月に公開した調査結果によると、社員数1000人以上の大企業の56％、1000人未満の中小企業の66％が、2016年中にコミュニケーションおよびコラボレーションソリューションを導入、もしくはアップグレードすると回答しています。当然ながらその予算も増えており、33％の企業が増額すると答えています。

　しかしその一方で、うまく業務に活用できていない企業が存在するのも事実です。今回はコラボレーションツールがどんな場面でその力を発揮するのか、幾つか例を挙げて説明します。

コラボレーションツールの導入割合（出典：IDC、2015年6月）

遠隔地とのコラボレーションを実現

　テレビ会議システムやビデオ通話およびびチャットなどの、コラボレーションツール導入のメリットの1つは、遠隔地にいる従業員とのリアルタイムのコミュニケーションが可能になることです。

　会議をする場所を問わないため、会議室を予約する必要がなくなり、必要なときに迅速に話し合いの場を設けることができます。また海外を含む遠隔地との会議もリアルタイムで簡単に行えるので、出張コストが節約可能です。

　ファイル共有ツールを利用すれば、それぞれが都合のよい時間に作業を進め、あとでお互いに確認したり、コメントをつけたりすることができます。そして社内だけでなく、社外の提携先や契約社員などとの共同作業も行いやすくなります。

コミュニケーションがリアルタイムに

　企業内のコミュニケーションといえばこれまではメールが主体でしたが、返信をもらうまでの「時間差」が生じるため、グループで意見を短時間でまとめるといったケースには不向きです。その点チャットや電話、ビデオ会議などさまざまなコミュニケーション手段が選べるコラボレーションツールなら、リアルタイムなコミュニケーションが実現するため、迅速に意見をとりまとめることができます。

紙を大幅に削減

　会議の場合など、資料を事前にポータルにアップしておけば、参加者はノートPCやタブレットなどで資料が閲覧できるので、紙の資料を配布する必要がなくなります。

　経費の処理、稟議（りんぎ）書の申請、出張旅費の申請といったワークフローの電子化も、紙の削減につながります。

　コラボレーションツールの導入が成功すれば、社内で使用する紙の量は大幅に減ることは間違いありません。