コラボレーションツールを業務に生かす「運用」のポイント：そこが知りたい！コラボレーションツール

コラボレーションツールをうまく運用すれば、従業員やチーム全体の生産性を高め、社内における情報の流れを加速できる。上手に運用するためのコツやヒントを紹介する。

[キーマンズネット]

　コラボレーションツールをうまく運用すれば、従業員やチーム全体の生産性を高め、社内における情報の流れを加速することができます。よくあるのが、Webチャットやビデオ会議、ファイル共有ソフトウェアといったこれらツールを導入しさえすれば、社内のコラボレーションに関する問題が全て解決されるという「誤解」です。

　しかしこうしたツールの機能ばかりに気を取られ、肝心のユーザーのことが二の次になってしまうと、結局利用されないという結果になりかねません。今回はコラボレーションツールを上手に運用するためのコツやヒントを幾つか紹介します。

管理を担当する部門を決める

　コラボレーションツールは社内の全ての事業部、従業員が利用するものなので、導入時にトレーニングを行ったり、トラブル発生時に対応したりする担当部門を決めることが重要です。特にオンプレミス型の場合は必須です。通常はIT部門に任せるのがいいでしょう。最新技術を最も理解しているのはもちろん、社内でSNSやWikiなど幾つかの異なるツールが既に導入されている場合でも、それらを整理・統合することができるからです。

使い方を指導するための講習会を開く

　新しいツールを使いこなせるようになるまでには、ある程度時間がかかります。また慣れるまでの速度には個人差があります。導入前、そして導入後しばらくは操作方法を指導する勉強会を実施し、利用者全員の参加を促しましょう。

コラボレーションツールの利用を習慣化させる

　利用を促進するには、コラボレーションツールの利用が「当たり前」になるよう日々の業務に組み入れ、従業員が毎日必ず使用するように仕向けることです。目標を設定したり、どれだけ利用したかが数字で分かるようにしたりする方法もあります。

　例えばコラボレーションツール導入によって「出張経費が月に〇〇円削減できた」「経費申請書類が減ったため、紙代が○○円削減できた」など、導入効果が目に見えると、使用するというモチベーションが上がります。

企業向けWikiなら気軽な情報共有を実現

　情報共有を目的とした企業向けWikiなら、メールのようにいったん送信したら内容を変更できないものとは違い、あとから何度でも修正、編集できるので、従業員が気軽に情報発信、共有しやすくなります。

　うまくいく運用のポイントとしては「取りあえず毎日Wikiを開くこと」を社員に義務付けましょう。検索も簡単なので、さまざまなファイル形式のプレゼンや会議資料もいつでも簡単に参照することができます。