ビジネスチャットツールが解決する代表的な4つの業務課題：そこが知りたい！ビジネスチャット

「ビジネスチャットは何の役に立つんだ？」経営層からそう言われたとき、どう答えるか。ビジネスチャット導入で解決できる4つの業務課題とは。

[キーマンズネット]

　従来、社内コミュニケーションの手段といえば会話を除けばメールが中心でした。しかしLINEやメッセンジャーなどの普及により、社員同士が気軽にやりとりできるビジネスチャットツールへの注目が高まっています。

　ただし、いざ導入するとなると「ビジネスチャットを導入するとどんなメリットがあるの？」という決裁者からの問いにうまく答えられるかどうか、不安に感じる担当者も少なくないのではないでしょうか。

　今回はビジネスチャットツールを活用することで、企業のどのような課題が解決できるのか、代表的な例を幾つか挙げます。

企画などのアイデアが忘れられがち

　企画についてのやりとりでいいアイデアが浮かんでも、会話ではその場限りになってしまったり、メールではあとから探すのが大変だったりして結局大事なアイデアが放置されてしまわれがちです。

　その点、ビジネスチャットなら思いつきを即座にグループチャットに送れる運用にすれば、その場で誰かがコメントしてアイデアを膨らませたり、問題点を指摘したりすることができます。そうしたログは文字として残るので、あとでそれぞれの意見や考えを見返し、アイデアを練り直すことが可能です。

ちょっとした意見やノウハウが共有しにくい

　「ここをこう改善したらもっと仕事がしやすくなる」「このやり方、みんなにも知って欲しい」日々の業務の中でのちょっとした気付きやアイデアは誰もが持っているものですが、なかなか共有されません。しかしこうした小さな気付きが、大きな社内改革や業務を効率化するアイデアへとつながる場合があるのです。

　あらためて上司に進言するほどでもない、という意見やノウハウでも、ビジネスチャットに投稿することで他の社員と共有することができます。意見やアイデアの積み重ねが業務改善に発展するかもしれません。例えば、誰もが気軽に意見を投稿できる専用のルームを設定するといったことも可能です。

営業部や在宅勤務者と気軽にコミュニケーションが取れない

　外回りや出張が多い営業担当者とは、社内でなかなか顔を合わせる機会がない、という職場も少なくないでしょう。フレキシブルな勤務体系や在宅勤務が可能な職場では、わざわざ会議を設定しないと全員がそろわない、というケースもあります。こういった場合、コミュニケーション不足が起こりがちです。

　ビジネスチャットを利用すれば、場所や時間を問わずスマートフォンやタブレットを使って瞬時にコミュニケーションをとることができます。ビジネスチャットに特化したスタンプを用意しているサービスなら、ちょっとしたやりとりも気軽に行えるので、意思疎通が円滑になります。

「シャドーIT」が心配

　従業員が自分のスマートフォンで、仕事関係者と業務内容についてLINEでやりとりする。企業側が管理していないIT機器やサービスが業務に利用される「シャドーIT」が問題となっています。

　セキュリティ機能と管理機能を持つビジネスチャットの導入によって、社内および業務関係者とのコミュニケーションを活性化しつつ、シャドーITのリスクを低減することができます。