その発言はルール違反かも？ ビジネスチャット運用時の注意事項：そこが知りたい！ビジネスチャット

ビジネスチャットは業務効率を改善する。しかし使い方を間違えると不利益をもたらす。導入を失敗しないよう事前に決めておくべき4つのルールとは。

[キーマンズネット]

　年代を問わずLINEがこれだけ普及していることからも分かるように、うまく活用すればビジネスチャットは社内のコミュニケーションを活発にし、業務効率を大幅に向上させてくれます。

　しかし、これもまたビジネスチャットに限らず、SNSやCRMなど全てのITツールに共通することですが、使い方を間違えると会社に不利益をもたらします。便利なツールというのはもろ刃の剣なのです。

　ビジネスチャットツールはまだ普及し始めたばかりで、導入における失敗例はあまり報告されていないないのが実情です。そのため、今回は導入後の運用時に「決めておいた方がいいこと」を幾つか挙げたいと思います。

グループチャットのメンバーを増やしすぎない

　チャットの長所の1つが、グループを作り複数で同時にやりとりができることですが「プロジェクトに関係しているから」「関連部署だから」という理由で、グループの人数を増やし過ぎるのは考えものです。本当にやりとりが必要なメンバーのみでグループを構成するようにしましょう。

　人数が増えればそれだけ発言も増えます。発言数を知らせる通知が多大な数にり、会話に加わるどころか、それまでの流れを確認することすら、難しくなるケースも考えられます。こうしてせっかく導入したビジネスチャットが活用されずに形骸化していくケースもあるようです。

メンバーの1人とだけチャットしない

　グループのメンバーの1人だけに用事があるのなら、グループチャットは使わない方が賢明です。グループチャットでの会話は、参加者全員に関連するものにすべきでしょう。

　例えば、あるプロジェクトのグループチャットがあって、そのグループの3人にしか関係のないテーマについて話し合いたいとします。そういう場合はそのプロジェクトのグループチャットを使って話し合いをするのではなく、別途3人のみのグループを設置する方がよいでしょう。

関係のない話をしない

　メールと違って気軽な会話形式のチャットでは、ついつい仕事やプロジェクトと無関係な話をしてしまいがちですが、極力業務に関係のない話題は避けた方がよいでしょう。特にグループチャットの場合、そのグループを設置した目的に関連すること以外の話題を持ち込むべきではありません。

会話に参加する

　自分がグループチャットのメンバーに追加されたということは、そのグループやプロジェクトに対し、意見や貢献を求められているという意味です。ダンマリを決め込まず、積極的に発言しましょう。また発言する場合、その後の会話が続かなくなるような一言のみのコメントはできるだけ避けましょう。ビジネスチャットでも専用の絵文字が使えるものがありますが、絵文字ばかり使うのも考えものです。プライベートではなくビジネスとわきまえて、効率的なコミュニケーションを意識して利用しましょう。