ビジネスチャットツールを活性化させるポイントとは：そこが知りたい！ビジネスチャット

ビジネスチャットツールとSNSの違いは何か。ビジネスチャットツールを使って効果的にコミュニケーションを取ってもらうにはどうすれば良いか。

[キーマンズネット]

　社内コミュニケーションの活性化は、会社全体の風通しを良くし、意思決定の流れを迅速にします。これを実現する手段として、現在はメール、社内SNSなどさまざまなツールがあり、ビジネスチャットもその1つです。

　ただしこれらのツールにはそれぞれ特性があるため、上手に使いこなすにはそれら特性を理解するとともに、各ツールのメリットとデメリットを知っておく必要があります。今回はビジネスチャットの特徴、よく比較される「社内SNS」との違い、そしてチャットツールを賢く運用するポイントについて見ていきたいと思います。

ビジネスチャットと社内SNSの違い

　社内SNSとビジネスチャットを、同じようなものだと捉えている方も多いでしょう。どちらにもあまりなじみのない場合は、一般で広く利用されているSNSの代表ともいえるfacebookを思い浮かべてください。

　社内SNSは、個人および団体が特定ユーザーや不特定多数に向けて情報を公開、発信する場です。facebookのようにタイムラインがあり、そこではさまざまな人々のやりとりが見られますが「投稿によって情報を伝える」「投稿に対して返信する」というスタイルが基本です。

　一方のビジネスチャットは、情報を共有する場と考えると分かりやすいでしょう。プロジェクトや部署など、目的やテーマごとに「ルーム」を作成し、そのルーム内で議論したり情報を共有したりします。情報の公開先を指定することが可能とはいえ、基本的に多くの人々に広く情報を伝えることを目的とする社内SNSとは異なり、あらかじめ決められた集団、つまりクローズドな中でのやりとりをメインとしているのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットを活性化させるには

　目的を持ってチャットルームを設置しても、発言数には個人差が出てきます。ルームごとに発言を主導するリーダーのような役割を決めておくと、チャットルームが機能しやすくなります。例えば発言数が極端に少ないメンバーがいれば、リーダーが個人的に声かけをするといった方法で、ルームを活性化することができます。また重要な発言があった場合それを放置しないことも重要です。メールとは違い、簡単な一言でも返信できるビジネスチャットならこうした返信もさほど負担にはなりません。

　またこれまでメールや電話、対面で伝えてきた情報の伝達でも、ビジネスチャットが有効な場合があります。その場にいない人にも伝えたい、記録に残したいといった情報なら、文字で残り、あとで参照・検索可能なチャットが便利です。