事例で理解するワークフローツールの最新活用法：IT導入完全ガイド（1/3 ページ）

ツールの機能が洗練されたことに加えて、クラウド（SaaS）型ツールも使いやすくなり、より現場の業務に近い部分での活用が広がり始めているワークフローツール。導入事例を基に最新活用法について考えてみる。

[土肥正弘，ドキュメント工房]

　かつてワークフローツールの導入契機となったのは、稟議（りんぎ）の省力化や経費精算、勤怠管理（休暇申請）などの効率化ニーズがほとんどだった。今日ではツールの機能が洗練されたことに加えて、クラウド（SaaS）型ツールも使いやすくなり、本社と店舗、工場など地理的に離れた拠点間での作業指示など、より現場の業務に近い部分での活用が広がり始めている。今回は、導入事例を基にワークフローツールの最新活用法について考えてみる。

実は高かった、日本企業のペーパーレス化への意識

　日本企業の業務プロセスには、伝票や帳票といった紙をベースとした連係が分かち難く組み込まれている。ではユーザー側では、“紙文化”をどのように捉えているのだろうか。米アドビが日本と欧米諸国の6カ国を対象に実施したペーパーレス化に関する意識調査の結果が面白い。

　まず、「紙による書類作業が生産性を妨げているか」という問いかけには、調査対象の6カ国全体では「全く低下しない」（17％）、「少し低下する」（68％）、「かなり低下する」（15％）という結果となった。「少し低下する」と「かなり低下する」を合計すると83％だが、この値を日本だけで切り取ってみると3ポイント上回って86％となる。紙をベースとしたワークフローに対する危機感の表れと考えてもいいだろう。

　また、同調査によれば「書類は紙でなければダメだ」という人は、欧米企業と比較すると英国とならんで最も少ない（図1）。

図1 「書類の扱いは紙を好みますか？」への回答（資料提供：アドビ）

　では、なぜペーパーレス化が進まないのか。ここでも「紙が好きだから」という回答は6カ国の中で最も低い。一方で「方法が分からないから」という回答が22％と最多となっている（表1）。

表1 「なぜペーパーレスに移行しないのですか？」への回答（資料提供：アドビ）

　つまり、日本企業では欧米と比べてペーパーレス化への抵抗は少ないのだが、ペーパーレスを推進するための手法に対する知識が欠けているわけだ。