すぐ分かる、失敗しないWeb会議サービスの選び方：そこが知りたい！Web会議

離れた場所でもPC上の資料を共有し、顔を合わせてのコミュニケーションを可能にするWeb会議サービス。どのようなポイントを重視して選べばよいのか。

[キーマンズネット]

　地方の支店や工場など離れた場所のメンバーとPC上の資料を共有しつつ、顔を合わせてのコミュニケーションを可能にするWeb会議サービス。Web会議の導入によって出張コスト削減や、打ち合わせスピードの加速が期待され、導入を検討する企業も増えています。

　導入を検討しはじめると、さまざまなWeb会議サービスが提供されていることに気が付くはずです。テレビ会議システムに比べてWeb会議はローコストで導入、運用ができるといわれていますが、多くのサービスが存在する中からどのようなポイントを重視して選べばよいのでしょうか？

クラウド型、サーバインストール型どっちがいいの？

　まずWeb会議システムのサービスを利用するにあたり、PC、カメラ、マイク、Wi-Fiなどのブロードバンド回線が必要です。PCは個人それぞれのものが使えます。Internet Explorerなどのブラウザで使いますので、PCのOSなどはあまり気にしなくても使えるケースが多いですが、念のため導入候補のWeb会議サービスが対応しているか確認しましょう。タブレット、スマートフォンでも利用できるかも確認します。

　カメラやマイクはPCに付属のもので対応できますが、さらに音質や画質にこだわる時は、別途購入することになります。ヘッドセット型マイクがあると便利でしょう。

　さて、肝心のWeb会議のサービスですが、大まかに「クラウド型」か「（自社）サーバインストール型」に分かれます。どちらも一長一短があります。「クラウド型」（SaaSなど）のWeb会議サービスは、専用のソフトをインストールしたりする必要がないものが多く、契約締結後、送られてきたIDとパスワードでブラウザ上のサービス画面にログインすれば、すぐWeb会議が開催できるものがほとんどです。そのため専用のシステム管理者がいなくても、比較的導入、運用がしやすいと考えられます。

　さらに、クラウド型の大きな特色は、使う人数（ユーザーライセンス）あたりの月額費用で契約できることです。小さくスタートし、うまく活用できるようであれば、だんだんユーザーを増やしていくという方針が現実的です。

　もう1つ利点は、クラウド型のWeb会議システムのサービスには、無料試用期間があるものが多い点です。数週間、実際に自社で試してみて、やっぱり自社には合わないという場合は利用を中止することも可能です。

　しかし、比較的規模が大きな企業では、クラウド型のWeb会議を導入したくても、システム上の制約があったり、利用者が多くて使いづらいと言う問題が生じることがあります。さらに、画像や音声を高品質にしたいなどの要望も出てきます。こんな時には「（自社）サーバインストール型」（オンプレミスとかイントラ型などともいいます）を選ぶ方がベターでしょう。クラウド型に比べて初期費用はかかり、導入のために設定する作業や手間は必要になりますが、自社システムとの連携などある程度カスタマイズもできるため、より高度な使い方をしたい企業、比較的規模の大きな企業に向いた方法でしょう。

初めて導入する企業はクラウド型Web会議サービスの無料試用を

　初めて遠隔会議システム導入を検討する企業、あるいは小規模な企業は、まず提供ベンダーに問い合わせをして、自社のシステムの状況を説明し、PCの状況、利用人数、回線の状態などを相談の上、最適なクラウド型Web会議サービスのプランを提案してもらい、さらに無料試用期間で使い勝手を検証するという手順がオススメです。また、導入当初は何かと相談したいことも多いはず。それを考えると、「丁寧にサポートしてくれるサービス」を重視するのが現実的ですね。