Web会議の導入にかかるコストはどれくらい？：そこが知りたい！Web会議

出張コストの削減や距離が離れた相手とスピーディーな打ち合わせを可能にするWeb会議。でも導入にかかるコストはどれくらいだろうか。

[キーマンズネット]

　出張コストを削減したい、距離が離れた相手ともスピーディーに打ち合わせをしたい。そんなニーズに応えるのがテレビ会議やWeb会議システムですが、専用端末の購入など、導入に多大な費用がかかるテレビ会議に比べ、比較的ローコストで導入できるWeb会議のサービスが注目されています。

　しかし、ローコストといってもどれぐらいのコスト感なのか？　と疑問を持たれる方も多いでしょう。今回は人気のあるクラウド型Web会議サービスを中心に、どれぐらいのコストを想定しておけばよいのか？　その他に必要なコストはあるのか？　などといったコスト感について解説します。

Web会議、初期費用と月額費用のコスト感は？

　Web会議サービスは、「クラウド型」（クラウドサービス）のタイプと「自社サーバ」にインストールして使うタイプ（オンプレミス）の2つのタイプがあります。

まず、前者の「クラウド型」のWeb会議サービスのコスト感ですが、だいたい次のような価格になっているようです。特に（1）と（2）の組み合わせがベースと考えていいでしょう。

（1）初期費用
（2）月額費用
　　　※無料試用期間ありのものが多い
　　　※1ライセンスあたりの金額×ライセンス数
（3）オプション追加費用
（4）ハードウェア
　　　※ヘッドセットマイクやカメラ、スピーカーなど視聴用の追加ハード製品（PCの付属品だけで問題ない場合もある）

　（1）初期費用については、数万円のものから数十万円を超えるものまで幅があります。月額費用が安いサービスはこの初期費用が高めの傾向もあります。

　（2）月額費用については1ライセンス当たり3000〜1万円あたりがボリュームゾーンのようです。5ライセンス単位が提供するというサービスが多いので、1万5000〜5万円ぐらいが月額利用のコスト感です。

　（3）については使いたい機能がオプションで費用がかかるという場合がありますのでご注意ください。

　（4）ハードウェアが必要という場合は購入の必要があります。あと、ネットワーク回線が遅いなどのときは、通信回線の見直しなどに費用がかかる場合もあります。

　中には、初期費用は0円で月額費用もかなり低めに提供され、使っただけ請求されるサービスもあります。「従量課金」というものです。利用頻度が少なければいいのですが、気を付けないと、使いすぎてかえって高くついたという事態にもなりかねません。

　また、月額費用の範囲でサービス利用者数の上限が決められているサービスと、サービス利用者数が無制限のサービスがあります。自社の利用傾向に合わせて選びたいものです。

　「自社サーバ」にインストールするタイプについては、導入したい企業の状況によって予算はさまざま。サービスを提供するベンダーも、実際に見て調べ、あらためて見積もりを提出する、としているところがほとんどです。初期費用には100万円以上は見ておいた方がよさそうです。その他、自社システムの調整などいろいろ費用がかかると思います。クラウド型に比べてかなりの出費を見込んでおいた方がよさそうです。

　とはいえ、自社サーバにインストールするタイプでは、自社独自のメニューを加えるなど自由度が高くなりますし、セキュリティから見ても安心度が高まります。また、映像や音質の品質向上も見込めます。利用頻度によっては、結果的にクラウド型よりリーズナブルになるということもありますので、長い目で見るとクラウド型より費用対効果が高かったという場合もあります。

まずは無料体験版、それから最少ライセンスでスモールスタート

　Web会議を導入するのは初めてという企業は、まずクラウド型のWeb会議サービスの無料体験版を試用し、自社で使いこなせると確信したら、最少ライセンスで、一番ベーシックな契約でスタートするのをお勧めします。そして、運用している中で「これが必要」「ここが不便」という現場の声に合わせて、少しずつオプションを増やしていくのが現実的です。

　さらに、音質や画像を向上させたい、自社のこんな独自ツールと組み合わせたいというレベルになったら、いよいよ「自社サーバ」にインストールするタイプへのステップアップを検討しましょう。