Web会議サービスをうまく運用するために気をつけたい2つのこと：そこが知りたい！Web会議

サービスそれぞれに機能が充実してきているWeb会議サービス。実は導入後の運用次第で、うまく活用できる企業と、そうでない企業に二分されてしまう。

[キーマンズネット]

　出張コスト削減や従業員同士のコミュニケーションに活用したいとWeb会議を導入したのに、うまく運用できる会社と、そうでない会社に分かれてしまうようです。

　主要ベンダーから提供されているWeb会議サービスは、機能的に充実したものばかりです。クラウド型であれば、導入の手間も少ないでしようし、バージョンアップなども自動的に行われるはずです。ではなぜ、そうした差がついてしまうのでしょうか？　それはWeb会議サービスの機能そのものより、むしろ運用の工夫の仕方にあるようです。

「音質」はWeb会議運用の大きなポイント

　現在、Web会議を活用している会社に「うまく運用するポイント」を聞くと、次のような答えが返ってくることが多いようです。

• 音質の良い会議ができるよう気を付けること
• Web会議のローカルルールを作ること

　離れた所の相手と顔を見ながらやりとりするという場面では、画質ももちろん大切ですが、実は「音質がとても重要」だといわれます。「ノイズが入る」「音声が途切れがち」「聞き取りにくい」「ハウリングして打ち合わせが途切れてしまう」など、実際にテレビ会議あるいはWeb会議などのサービスを利用した人間からは苦情が出ます。

　音のトラブルは、参加しているメンバーの集中力を途切れさせてしまうため、せっかくコミュニケーション活性化を目指して導入したWeb会議なのに、あまり役に立たなかったという悲しい結果を招いてしまうわけです。それらはもちろんWeb会議サービスの性能にもよりますが、自社ネットワークが十分な速度、帯域を確保していないことに起因することが少なくありません。簡単にいえば、遅く、重い通信ネットワークを使っている場合は、音声トラブルなどが発生しやすくなります。当然、画質においても同じでトラブルが生じやすくなります。そのため、自社のネットワーク環境を整備しておくことが重要です。

　しかし、自社ネットワーク環境に問題がないのに音声トラブルが起きる場合があります。ノイズが多かったり、ハウリングがキンキンと起きてしまったり、あるいはマイクの指向性によって雑音なども拾ってしまい、うるさくなってしまうようなケースです。そんな場合は、ちょっと出費にはなりますが、ヘッドセットマイクや高音質のモニタースピーカーをそろえたりすると改善する可能性があります。実際、Web会議サービス専用のヘッドセットやモニタースピーカーも販売されています。

　ネットワーク環境の整備と、ヘッドセットや専用スピーカーの導入で「音質のいい」Web会議を行うようにすると、参加者は打ち合わせに集中でき、「うまく運用しているね」と評価されることでしょう。

自社のローカルルールを作り、それに沿ってWeb会議を運用しよう

　もう1つのポイントは、Web会議のローカルルールづくりです。導入した当初は、「何だかぎこちない会議」になりがちです。Web会議では、基本的にカメラを向き全員に向かって話します。すると誰に向けてしゃべっているのか分からなかったり、どのタイミングで発言して良いか分からなかったりというロスが生じることがあります。その場合は、話しかけたい相手の名前を呼ぶとか、全体のファシリテーターを設定しておくとか、会社にとってやりやすい独自のローカルルールを作成すれば良いでしょう。

　音質のチェックも、Web会議のローカルルールを作るという件も、「やてみてから分かる」ことだと思います。そういう場合は、無料試用版のあるWeb会議サービスを選び、無料試用期間中に課題を洗い出しておき、事前にローカルルールを決めるなどしておけば、スムーズに本格運用に入れることでしょう。