文書管理ツールの導入状況（2017年）／後編：IT担当者300人に聞きました（2/3 ページ）

キーマンズネット会員327人を対象にアンケート調査を実施した。文書管理ツールの満足度やツールを導入しない理由など実態が明らかになった。

[キーマンズネット]

「満足」が6年前の調査より21.2ポイント増加

　次に文書管理ツールの満足度を尋ねた（図2-1）。その結果、全体の77.3％が満足、22.7％が不満と回答した。これを6年前の2011年に行った同様の調査と比較すると、満足度が56.1人から21.2ポイントも増加する結果となった（図2-2）。

図2 満足度（2017年・2011年）

　前回調査で「満足」と回答した人の意見は「書類削減に貢献した」「内部統制に必要なツールがそろっており、外部監査でも認められている」など管理者としての立場から満足できるという声が多く、反対に「不満」と回答した人の意見は「動作が遅く、添付できる文書数に制限がある」「レスポンスが悪く、使い勝手も悪い」など実際に使用するユーザーの声が多く聞かれていた。つまり管理者とユーザーの間で文書管理ツールに対する評価が分かれていた。

　それに対し今回の調査で明らかになったのは「導入目的（前編）」で触れた通り、スマートデバイスの業務利用が普及したことにより、これまで文書管理ツールの導入メリットとして大きかった内部統制やコンプライアンス対策といった管理者よりの恩恵のみならず、社内会議や営業先の打ち合わせなどでの業務効率化といったユーザー自身がメリットを直接感じられるシーンが増えてきているということだ。これらの背景から、管理者もユーザーも互いに文書管理ツールの利用メリットを感じることができ、6年前より満足度が大幅に上がってきているのだと予測できる。