帳票の利用状況／前編（2019年）（2/3 ページ）

企業で利用する帳票は「紙」なのか、「データ」なのか、それらをどのように管理しているのか。アンケート調査で聞いた。さらに帳票を紙で管理する企業の課題も浮き彫りになった。

[キーマンズネット]

「部分的なデータ管理」増加の背景にあった“紙運用”が必須な理由とは

　その背景には何があるのだろうか。前述の質問で「全て紙で運用し、紙で管理している」「部分的にデータ化しているが、紙に出力して管理している」とした回答者に対して、「紙媒体で帳票を管理している」理由を聞いたところ、「業務運用ルールで紙にファイリングすることになっているため」（55.1％）、「承認印の記録が必要なため」（42.9％）、「法律により、紙での保存を義務付けられている帳票があるため」および「手書きの書類が残っているため」（36.7％）、「最終決裁者が紙を好むため」（28.6％）、「取引先が紙でのやりとりを希望しているため」（24.5％）と続いた（図2）。

図2　紙で保管する理由

　また実際に紙で管理している帳票類についても尋ねたところ「受注・発注・納品などの商取引に関わる書類」81.6％、「契約書などの法務案件に関わる書類」79.6％、「自社経理向けの提出書類」69.4％などが上位に挙がる結果となった（図3）。

　この結果から、契約書や取引書類など法律によって紙文書での保存を義務付けられている帳票が現存するため、一部紙運用を残さざるを得ない状況であることが分かる。しかし必然的な理由がある一方で「手書きの書類が残っている」「最終決裁者が紙を好む」などの理由から紙運用が続いている企業が存在するのも事実だ。こうした課題を持つ企業が中心となって運用ルールや体制、ツールを整備することで紙運用を一部残しつつデータによる帳票管理へ移行していると予測できる。

図3　紙で管理している帳票