社内情報共有ツールの利用状況（2019）／前編（3/3 ページ）

キーマンズネット会員303人を対象に社内情報共有ツールの利用状況を調査した。2018年の同調査と比べて、Microsoft Teamsの利用率が上がるなどの変化が見られた。

[キーマンズネット]

「私の投稿ヘンだった!?」「返信しなきゃ」　気軽だからこその不安も

　アンケートでは、社内情報共有ツールを利用中と答えた回答者に対してツールの満足度を聞いた。その結果「満足」が12.0％、「まあ満足」が54.4％、「やや不満」が24.9％、「不満」が8.8％となり、まとめると全体では「満足」が66.4％、「不満」が33.7％となった（図4）。

　「満足」とした回答者のフリーコメントをみると、「従業員とリアルタイムに意思疎通が行え、電話で話すよりもスピーディー。1対多での意思疎通が可能で、多数の有識者から情報を得られるので効率的」「ナレッジ共有、（他拠点の従業員）とのコミュニケーションが取りやすい。コミュニケーションが活性化され、多くのメンバーと関係性を築ける」「メールより簡易に情報伝達ができる」などの声が聞かれ、電話やメールよりもスピーディーに、かつ1対多でのコミュニケーションが効率よく行えることにメリットを感じているという声が多かった。中には「現在ではそのツールがないと作業がやりにくい」との回答もあり、業務に必要不可欠なツールとして根付いている企業もあるようだ。

　一方で「不満」との回答からは、「（ツールの）映像、音声機能を使用するとシステムへの負荷が大きい」「過去履歴を調べることに適していない」など機能面での不満が挙がった。

　セキュリティやガバナンスの不安を指摘したコメントもあり、「個人のブログのような記事をアップする者がいる。投稿前に業務に関係する内容かチェックするか、自己申告させるようなチェックボックスがあると抑制できる」。他にも「すぐに返事をしないといけないような気になる」「ヘンな投稿して周囲にどう思われるか心配」といった運用面での不安もあった。気軽に情報共有が可能なツールといっても業務利用が前提である。導入目的を明確にして、運用ルールを周知することはもちろん、定期的に運用状況を確認するといった管理も重要なポイントになりそうだ。

図4　社内情報共有ツールの満足度