2021年9月13日、RPA BANK はキーマンズネットに移管いたしました。
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MM総研が2019年6月に実施した「国内法人のAI-OCR導入実態調査」によると、国内法人の約半数が「利用に関心あり」と回答している。導入済企業は1割にも満たないのが実態だが、AI-OCRに高い満足度を得ていることが明らかになった。RPA BANKでの取材でも、ユーザーの立場では「RPAにAI-OCRを加えてさらに効率化したい」、ベンダーからは「AI-OCRとの連携を強化した」といった声をよく聞くようになっている。
興味はあるが本格的な普及はこれからという段階のAI-OCR。導入を進めるにあたっては、どのような「つまずき」「難しさ」に注意すべきなのか。そこで今回、7つのAI-OCR製品を扱い、さまざまな導入支援サービスを提供しているNECソリューションイノベータ株式会社を訪れ、「AI-OCRの目利き」たちに導入の心構えや勘所を聞いた。
■記事内目次
- 得手不得手あるAI-OCRをどう選定するか
- AI-OCRの個性を見極めた組み合わせとは
- 「紙」に悩む現場は多いが、適切に声を拾うのは難しい
- AI-OCRは今できる解決策の一つ。デジタルトランスフォーメーションに向けた土壌づくりを
得手不得手あるAI-OCRをどう選定するか
−まず、貴社がAI-OCRの支援を始めることになった経緯を教えてください。
田島隆行氏（ソリューションビジネス事業部 プロフェッショナル）： 当社の事業の１つとして、NECグループで使用するシステムの開発と運用があり、その経験や組織力を活かしたサービスをグループ外の企業にも提供しています。
NECグループでは、業務効率化を図るために早くからRPAの導入に着手し、現在ではおよそ800体が稼働しています。その開発運用をリーダーとして押し進めてきたのも当社です。RPAに関しても同様に、グループ外企業への導入支援を行っています。
その後、NECグループで「RPAをもっと活用したい」との声が高まってきたのを受け、2018年の夏ごろからAI-OCRの導入が始まりました。ちょうど同じ時期、NECグループ外からは「導入済みのRPAと一緒に使うAI-OCRを提案してほしい」、RPA未導入企業からは「RPAとAI-OCRをセットで提案してほしい」と声がかかることが明らかに増えました。
−最初からAI-OCRをスコープに入れる企業も増えているのですね。
はい。そこでNECグループの経験をもとに準備を進め、2018年12月からAI-OCRについても外部向けサービスを開始しました。
−NECグループの経験も交えて提供しているわけですね。ただ、グループ内であればツールは限られていると思うのですが、今やRPAやAI-OCRツールは百花繚乱の様相です。
熊坂弘一氏（ソリューションビジネス事業部 プロフェッショナル）： NECグループ内でも、RPAやAI-OCRの製品選定には時間や人をかけました。その結果、AI-OCRは製品によって得意・不得意なシーンがあり、1つの製品だけを使うのではなく、業務に最適な組み合わせを提案すべきだと分かりました。
私たちの場合は、もともとシステム開発の経験が長く、製品をどのような視点で選ぶべきかという知見もあります。しかし多くの企業にとって容易なことではありません。それに1つの製品をトライアルするだけでも大変ですし、なかにはトライアルがなく大きな初期投資をして試さなければならないツールも存在します。
AI-OCRは効率化の幅を増やすツールとして期待できますが、その導入に大きな負担があるツールでもあります。当社では、お客様の立場で利用環境に最適な製品選びや、導入、運用、内製化サポートなどを一貫してご支援しています。
田島： また当社では、ツール視点ではなく広い視野で総合的に業務効率化すべきだと考えており、業務プロセスを可視化しRPAやAI-OCRの適用業務を洗い出すBPM（ビジネスプロセスマネジメント）ソリューションも提供しています。
−製品によって得意・不得意があるというお話ですが、もう少し詳しく教えてください。
熊坂： 読み取り対象の特徴と合わせて、掛け算で考えて、お客様にあった製品をお勧めしています。「どのような帳票」の「どのような文字情報」を抽出し、「どのように利用するか」がポイントですね。「帳票が固定か可変か」、「活字か手書きか」、「日本語か英数字か」といったパターンで考えていきます。
−RPA製品との相性もあるのでしょうか。
田島： AI-OCRは7つ、RPAは6つ扱っているので、これらを掛け算したバリエーションも知っていますが、RPA×AI-OCRの相性については、ほとんど気にすることはないと思います。多くのRPAはAI-OCRとのAPI（外部システムと接続するための仕組み）を持っていて、同じようにAI-OCRと連携することができるためです。
−特徴的な導入事例はありますか。
田島： グループ企業の中に、バックオフィスなど共通業務を集約して効率化するBPO会社があります。そこには、顧客から寄せられるグループ各社への注文を一手に処理する受注センターとしての役割もあります。まだまだB to BではFAXでの注文も多く、人の手でシステムへ登録してデジタル化していました。
AI-OCRでも狙い通りの処理がされないことがあるのですが、製品によってはそれが起きやすいパターンがあります。活字が得意なAI-OCRや手書きが得意なAI-OCRもあって、強みや特徴が異なるような場合です。その特徴や強みを踏まえて、活字帳票のデジタル化にはABBYY FlexiCapture、手書きがあればCogent Labs Tegakiと使い分け、システムとのデータ照合はBizRobo!、システムへの登録はUiPathを使用しました。また、ジョブ管理ツールを組み合わせて導入することで、一連の流れを自動で実行し、管理する仕組みにしました。
−複数の製品を導入すると、余計なコストが発生してしまうのではないかと想像します。
田島： たしかに、そのような側面もあります。しかしご紹介した事例のように業務のボリュームや範囲が大きい場合など、むしろ組み合わせたほうが効果の出るケースもあります。
「紙」に悩む現場は多いが、適切に声を拾うのは難しい
−さきほど、ジョブフロー全体の自動化まで手がけたというお話でした。
田島： ゴールはAI-OCRの導入ではなく業務効率化ですので、前後の業務もふまえて見極めることです。周辺のシステムまで手を入れる提案ができるのは、RPA導入の支援を続けて来た私たちの強みと言えるかもしれません。
−他にもAI-OCR導入の注意点やコツはありますか。
田島： RPAはトップダウン型でも導入できますが、帳票の具体的ニーズは現場から上がってくるものです。現場が起点なので全体視点を持ちにくいのも特徴的です。現場の人は「紙の扱い」にかなり困っていますから聞けばどんどんニーズは上がってきます。しかし、そのニーズのみに着目していては運用面での重要な点を見落とすこともあります。
熊坂： こんな事例があります。あるお客様は、世界中のさまざまな会社から帳票がFAXで送られてきます。年間3,000件を人間が1400時間かけて入力していましたが、67％の時間削減につながる見込みです。
その裏ではさまざまな検討が行われました。その帳票は「活字」で「英語」というのが基本ですが、帳票のフォーマットは複雑で、統一されているわけではありません。私たちが着目したのは「複雑なレイアウト」「英数字のみ」という特徴で、こうした条件に強いAI-OCR製品を選定しました。
ここからが、田島が「現場では難しい」と話した理由です。我々から見れば違うパターンでも、人の目で普通に判断、転記をしている担当者はパターンの違いや難易度の差に気づきません。ですから、「全てのパターンをください」と頼むと、出てきたのは数枚。でも実際には、AI-OCR視点では実にたくさんのパターンがあり、全然足りていませんでした。この場合では、狙い通りの処理がされない場合の帳票を収集し、継続的にサポートを続けることで、様々なパターンの帳票に対応していけるようになりました。
田島： また、RPAは既に利用しているBizRobo!と組み合わせるようにしたのですが、全社ベースのRPAツールであるBizRobo!と部門のAI-OCRとの連携、運用ギャップを埋めるのに、工夫がいりました。
−現場からは、何か喜びの声は上がりましたか。
熊坂： このお客様は、もともと自社でAI-OCR製品を試していたところ、思うように帳票を読めなかったそうです。そこで依頼を受けて最適なAI-OCR製品を提案したら読めるようになったので、とても喜ばれました。
また、細かいことですが、入力間違いが多く発生していたケースに「0」の入力がありました。帳票の通し番号には、頭にいくつも0が並んでいますが、それを数えて入れるのは嫌な作業なんですよ。RPAも組み合わせて効率化を実現すると、そのようなちょっとしたところも喜んでいただけました。
AI-OCRは今できる解決策の一つ。デジタルトランスフォーメーションに向けた土壌づくりを
−さまざまなニーズに応えるため、NECソリューションイノベータではどのような体制でサービスを提供しているのですか。
田島： 社内にセンター機能を置いて知見を集約し、全国の当社拠点へRPAやAI-OCRのサポート力を高める活動を行っています。500人以上が基本的な教育を終えており、全国で地域密着の対応が可能です。直接的な導入支援だけでなく、例えば沖縄の顧客に対する教育サービスも提供しています。
それから最近では、ニーズをもとにサービスをメニュー化しました。
−言い換えれば、サービスメニューには、みんなが困るポイントが集約されているということですよね。見せてもらえますか。
熊坂： そうですね。困っていることの一つには、上申もあります。アセスメントの実施レポートに少し手を加えて、関係者に説明しやすい資料にする副次的な利用方法もありますよ。
田島： これらはAI-OCRだけを切り出したものですが、最終的な目的は全体の業務効率化ですから、より効果が出るようにシステム化やRPAも提案することがあります。
要件をよく聞けば、RPAやAI-OCRに頼らなくても、Webで直接デジタルデータを取得できるような場合もあります。また「製品の扱いがないのでできません」と見捨てるのではなくて、NECグループが持つ選択肢を提案できるのは、私としても嬉しいことです。
−最後に、今後どのようなサービスを展開したいか、展望をお聞かせください。
熊坂： AI-OCRやRPAに限らず、業務の効率化に向かって「いいもの」を提案する活動を続けていきたいと思います。引き出しはたくさん持っていますので、まずはご相談いただければ、いろいろとお力になれるはずです。
田島： AI-OCRは帳票だけでなく文書管理でも役立ちますし、RPAだけでなくシステムと直接つなげて使うことができます。非常にたくさんの場面で活躍するソリューションだと考えています。
ただ今後デジタル化が進めば、いつかOCRは必要なくなるはずです。あくまで今ある問題を解決するための一つの手段です。そうした視野を持って、デジタルトランスフォーメーションを実現するためのツールとして投資すべきではないでしょうか。
従量課金のAI-OCRですと、1枚数十円のコストがかかる状況です。コストな視点だけで比較すれば、ベテランが手作業で入力したほうが、まだ人間に分があるでしょう。でも目先でペイするかどうかの発想では、これからの働き方改革やデジタライゼーションでは時代遅れです。そのことを理解してほしいですし、当社としては総合力で支援したいと考えています。
※文中の社名・製品名は各社の登録商標です。
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