Microsoft Teamsの“チーム乱立”を防ぐには？ Office 365の運用ルール作りにおける成否の分岐点
従業員の自由を奪うことなくOffice 365をの機能を業務に適用するにはガバナンスをどう考えればいいか。今回は、Microsoft Teamsのガイドラインを例に挙げ、Office 365の運用ルール作りのポイントを紹介する。
サービスや機能をより良いものとするために、Microsoftは日々「Office 365」のブラッシュアップを続けている。こうしたOffice 365の機能を制限することなく自由な発想を持って従業員に使ってもらいたいところだが、組織で利用するとなると当然ガバナンスも表裏一体で考えなければならない。第3回はOffice 365のルール作りにおける成否を分ける分岐点を紹介する。
Microsoftは2020年4月22日（日本時間）にOffice 365の名称を「Microsoft 365」に変更した。詳細は第2回「『Office 365離れ』はなぜ起こる？ 導入のプロが語る利用促進の成否の分岐点」の記事中のコラムで解説。
著者プロフィール：太田浩史（内田洋行 ネットワークビジネス推進部）
2010年に内田洋行でOffice 365（Office 365の前進であるBPOS）の導入に携わり、以後は自社、他社問わず、Office 365の導入から活用を支援し、Office 365の魅力に憑りつかれる。自称Office 365ギーク。多くの経験で得られたナレッジを各種イベントでの登壇や書籍、ブログ、SNSなどを通じて広く共有し、2013年にはMicrosoftから「Microsoft MVP Award」を受賞。
開発者が期待する機能の使い方に縛られる必要はない
Office 365に含まれているポータルサイト構築ツールの「SharePoint」は、管理者が中心となって用途やコンテンツを考え、セットアップし、マニュアルを作成し、ユーザーに提供するケースが多いだろう。しかしながら現在は、「Microsoft Teams」に代表されるように、数多く備わる基本機能をどう組み合わせてどう使うかは、ユーザーが自身に委ねられているものが多い。
こうした機能の変化は、日々知らずのうちに体験していることであり、日常で経験している「多くのことがIT化され多様な用途で利用できる体験」を業務にも生かそうという流れである。
現在は、時節柄対面でのやりとりが難しくテレワークに移行している企業も多く見られる。プライベートなコミュニケーションも「Zoom」や「Microsoft Teams」を使った“オンライン飲み会”でリモートでやりとりしているという方も多いと聞く。
本来ZoomやMicrosoft Teamsはビジネス用の会議ツールであり、開発者側はこうした使い方は想定していなかったはずだ。しかしクラウドサービスが提供しているものはあくまで機能であり、用途を押し付けているわけではない。ツールを活用して自らの目的を果たそうというユーザーの意欲や工夫こそ、業務改善につながる“種”である。
従業員の利用を制限するのではなく適切にコントロールすること
ユーザーの自由な発想で機能を利用させることには、大きく2つの利点がある。
1．これまでIT部門が手を付けられていなかった課題の解決に利用できる
2．ユーザーが機能を必要になったときにすぐに利用できる
Microsoft TeamsやSharePoint Online、Power Platformは、機能やコンテンツの組み合わせでさまざまな業務用途に対応できるため、活用意欲の高いユーザーにより、これまでIT部門では発見できなかったユーザー部門の課題や、予算の都合で取り掛かれなかった課題に対する解決策を見いすことも期待できる。しかも、これらの機能はクラウドサービスとしていつでも利用できる状態にあり、ユーザー自身で簡単にセットアップでき即座に身近な業務で活用できる。大小の業務改善の積み重ねを素早く短時間で試行錯誤できることがOffice 365の利用価値にもつながっていく。
しかしながら、ユーザー部門に自由に使わせていては望ましくない使い方をしたり、情報が分散したりするなど、かえって利便性を損なうこともあるだろう。例えばMicrosoft Teamsの場合、ユーザーが自由にチームを作成できる状態だと、同じ目的を持ったチームが複数作成され、本来共有されるべき情報が分散してしまうといった恐れもある。
こうした混乱を避けるためには、組織でルールやガイドラインを規定することが重要だ。管理者やユーザーのそれぞれが負うべき責任についても明確にしておくと良いだろう。重要なのは、利用範囲を制限するのではなく適切にコントロールすることだ。そのためには、管理者側からの働きかけだけではなく、ユーザーの理解や協力も不可欠だ。
例で分かるMicrosoft Teamsの運用ガイドラインの作り方
近ごろ、当社への問い合わせの傾向として、「Microsoft TeamsやSharePoint Onlineをより自由にユーザーに利用させるためのガイドラインを作りたい」という相談が増えている。これに応えるには、どのような視点を持ってガイドラインを作成すればいいのだろうか。Microsoft Teamsの運用ガイドラインの策定例を見てみよう。
ガイドラインはユーザーが適切にツールや機能を利用できるよう導くためにある。図1のガイドライン例に示した通り、ユーザーが判断に迷いそうなポイントなどを盛り込んでおくといいだろう。ガイドラインで策定すべき事項は、パイロット運用を通じてパイロットユーザーから得られることもある。
「ガイドラインに何をどこまで含むべきか」は、管理体制や業務内容、そして何より管理者とユーザーの責任をどう定義するかにもよるだろう。例えば、Microsoft Teamsにおけるガイドラインの場合、責任範囲を次のように分類できる。
図2の分類のうち問題となりやすいのは「コンテンツの利用・管理」「メンバー・共有範囲の管理」「チームの管理」だ。分かりやすい例として、Teamsであれば「誰がチームを作成できるのか」という問題がある。Teamsユーザーの中には「うちの会社では、チームの作成を制限している」という企業もある。その理由として、「自由にチームを作ることができればIT部門が管理しきれなくなるからだ」という。
そうなると、問題は「チーム管理の責任はユーザー部門かIT部門、どちらが担うべきか」だ。どのようなチームが必要であるかはユーザー部門でしか分からず、申請制にしても何を根拠に承認すればよいかが分からない。用途の重複を防ぐ目的であれば、ユーザーが事前にチームを検索できるようにすることでカバーできるだろう。チームの命名規則にしても、Power Platformなどをうまく活用することで手軽に仕組みが作れる。チーム管理はユーザー部門に任せ、IT部門はユーザーが適切に利用できるための支援を考えておくべきだろう。
またユーザーはその責任を自覚し、適切にチームを作成し管理するよう注意を払う必要がある。もちろん不適切にチームを作成してしまったら削除する責任もある。
IT部門の管理が広範囲に渡れば、ユーザーの自由や俊敏性を損ないかねない。また、「Microsoft Teamsに自由にチームを作成できないから、他の無料サービスを使ってしまう」などと社内にシャドーITが生じる可能性もある。これはさまざまな企業で実際に起きてしまっている問題であろう。
重要性を増すITリテラシーの底上げ
ユーザーの責任が増えると、つぎに挙がる課題が「ITリテラシーの低さ」である。Office 365ユーザー企業の中には、従業員のITリテラシーが低いことが一つの悩みになっているようだ。Office 365の利用価値を高めるためには、ユーザーの自由を損なわずに身近な業務で試行錯誤できる環境が必要だ。そのためには、ユーザーのITリテラシーの底上げは必要不可欠だ。これはOffice 365に限ったことではなく、他のIT活用においてもいえることだ。
従業員のITリテラシーを底上げするには、従業員のIT活用の推進役である「チャンピオンユーザー」による取り組みが有効だ（第2回参照）。現場でIT活用を促進させるチャンピオンユーザーが、ツールの活用をサポートすることで理解も進みやすいだろう。
また、体系立ててツールをじっくりと知りたいというユーザー向けには社内講習会の開催も有効だ。当社に「社内講習会を実施したいが支援してほしい」との相談を受けることもあり、Office 365の導入をきっかけに社内講習会に力を入れている企業も増加傾向にあるように思える。導入時だけではなく、Office 365のアップデートのタイミングやユーザーの理解に合わせて長期的に計画して進めることが効果的だ。
Office 365の適用範囲を広げる上で重要なのが、ただやみくもに利用を規制するのではなくユーザーにある程度の自由を与えることだ。自由を損なうことなく適切にコントロールするためには、ガイドラインでIT部門とユーザーの責任範囲を明確にすることが必要だ。同時にユーザーのITリテラシーの底上げも求められる。
こうした仕組みづくりはOffice 365の活用に限ったことではなく、IT活用を促進させる上でも重要となるだろう。
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