“紙”を捨てきれない企業に潜む組織問題とは？ ワークフロー最新事情
法改正が進み、すでに業務のデジタル化の素地はあるものの、なぜ今もなお紙ベースの業務は根強く残るのか。紙ベースのワークフローからの脱却には、システムの導入以前にやるべきことがある。
新型コロナウイルス感染症（COVID-19）の感染危機は緊急事態宣言解除後も続き、企業はテレワークを業務に組み入れた形でウイズコロナ、アフターコロナの働き方を模索している。
テレワークで真っ先に注目されるツールは、Web会議システムやチャットツールなどのコミュニケーションに関わるアプリケーションだ。これらは対面で実施できなくなった商談や社内の打ち合わせ、会議などを補うツールとして利用が爆発的に広まった。
その一方で、「ハンコ出社」などと“やゆ”された、紙の回覧を伴う各種申請、承認のプロセスは、これまでの方法を直ちにオンライン化することが難しく、感染の危険の中、従業員をわざわざ出社させて、申請・承認業務を回していたという企業も少なからずあった。
クラウド型のワークフローツールが普及し、紙ベースの業務フローからオンラインベースの業務フローに切り替える企業が増えているが、従来の紙ベースの業務フローを捨てることができない企業も多い。とはいえ、そういった企業においても、今後の状況が不透明な中で、改革の機運が高まっている。本特集では、ワークフローシステムの専業ベンダーであるエイトレッドに、今もなお紙ベースの業務プロセスを継続する企業の問題点と、そこから脱却するための方法について話を聞いた。
紙は成果が見えやすい？ 紙を捨てられない組織風土
エイトレッドによれば、今なお紙ベースの業務フローを継続する企業は多く、その理由の１つに、紙の文書による社内の伝達そのものが社内のコミュニケーションとなっているケースがあるという。紙を回覧する際に取り交わす当事者同士の会話が、社内の重要なコミュニケーションの場になっている職場では、単純にワークフローを電子化することによるマイナス面も大きい。業務プロセスの改善と同時に、コミュニケーションの在り方も考え、そのやり方を変えていく必要がある。
また、紙の量が仕事の“やった感”になっているような企業もあるという。紙がなくなると、仕事の成果や業務量が見えづらくなって困るという意識を持つ管理職が多いと、なかなか紙ベースの業務フローはなくならない。こうした企業では、承認印が社内における権力の象徴のような意味をもっており、モノとしての承認印とある種儀式的な押印の業務を手放すことになるワークフローの電子化には、管理職を中心に根強い抵抗感があるという。
紙のワークフローからの脱却、システム以前にまず考えたいこと
紙をベースとしたこれまでのワークフローから脱却するためには、まず何から変えるべきか。システムに頼る前に、まずやらなければならないことがあるという。
なぜ紙を使っているのかといえば、コミュニケーションのためだ。誰かが何かを伝えるための伝達手段として存在している。社外であれば契約書であり、請求書である。社内なら休暇や購買などの申請書だ。ペーパーレスから入るのでなく、まずはコミュニケーションを整理することから始めた方がいい。そうすれば必然的に何を変えるべきかが見えてくる。
大企業では組織階層が深すぎて、まるで「スタンプラリー」のように社内文書にハンコが並んでいく。中には、書類の内容に目を通すこともなく、来た書類にハンコを押すだけで次に送っている人がいる。その業務自体を改める必要がある。
ワークフローには『会議の効率化』という狙いもある。本来であれば、関係者全員が会議の場に集まって、その場で全ての案件について話し合い、全員の意見を集約して、意思決定を行うべきだが、それが現実的に難しいためワークフローで処理する必要があるわけだ。ワークフローは、単なるハンコリレーではなく、一つひとつの承認事項に対して、承認者や決裁者が意見を入れていくことで、効率的な意思決定ができる仕組みでなければならない。
また、ワークフロー改革は、稟議書や休暇申請などの一般的な業務プロセスの電子化を指し、すなわち企業内の全ての従業員に関わる案件になる。SFA（営業支援システム）やCRM（顧客関係管理）であれば営業部門中心、会計システムであれば経理といった部分的な導入ではなく、組織全体への導入で成果を出さなければいけない。
あらゆる部門の従業員が違和感なく新しい仕組みに移行するためには、ユーザーインタフェース（UI）が重要だ。少なくとも紙がベースだった業務を、いきなり全く違うUIに変えても業務は回らない。ワークフローの電子化が必要なのに、UIがとっつきにくいというだけで社内の利用が進まなければ、せっかくの業務改善への道筋が見えなくなる。
「X-point」から見る最新ワークフロー事情
エイトレッドが提供するワークフローシステム「X-point」（エクスポイント）は、従来の紙の帳票イメージをそのままPCの画面に再現することで、UIに対するとっつきにくさを軽減している。今まで通り紙に記入するように「データを入力する」ことで作成可能だ。そのまま申請、承認ルートに載せることができる。それを受け取った承認者も、従来の紙と同じデザインの画面の内容をチェック、承認し、システムで最終的な決裁まで完了できる。
また、単に従来と同じ場所に入力できるだけでなく、デジタルならではの入力支援の機能が備わっている。例えば数字の項目は自動的に日本語入力をオフにでき、日付項目はカレンダー表示で選べるなど、入力の効率化とミスの低減を図ることができる。入力した帳票には自動的にIDが振られ、必要な承認者へ自動的に送られる。紙の申請書のように、誰かの机の上で埋没するようなトラブルは起きない。
新たにワークフローシステムを導入する際は、多数の社内の申請書や文書のフォーマットを決めていかなければならない。それに対して、X-pointは1000以上のサンプルフォーム集を公開しており、総務向け、経理向け、人事向けなどさまざまな業務に対応したテンプレートをそのまま利用できる。フォーム集は、顧客企業に無償で提供している。
エイトレッドのワークフローシステムは『汎用ワークフロー』と分類され、特定業務のワークフローにしか使えないシステムとは異なり、標準機能を社内のあらゆる申請業務、管理業務に対応できるように充実させている。
また、サイボウズの「Garoon」やマイクロソフトの「Microsoft SharePoint」、グーグルの「G Suite」など、主要なグループウェアなどのサービスとシングルサインオンでの連携が可能だ。全社で使うワークフローのため、社内ポータルに近いところで利用できる配慮がされている。
「X-point」の最新採用事例
熊本市の製薬企業KMバイオロジクスでは、情報システムの変革を進める中で取り残されていた社内ワークフローの課題に直面していた。県内に点在する4拠点間で紙の稟議書の承認を取るために、わざわざ車で往復2〜4時間かけて拠点間を移動していた。そうした状況を改善するためにX-pointによる電子化に着手した。開発はわずか2カ月で完了し、2019年4月から運用開始。現在は他のワークフローにも展開を進めている。
流通経済大学では、茨城県龍ケ崎市と千葉県松戸市の2つのキャンパス間の稟議書の承認プロセスに学内のシャトル便を使っていたが、承認者の数が30人にも及ぶシステムのため、人から人へ紙の送付を繰り返す承認プロセスに限界を感じていた。そこでX-pointによる電子化を考え、今までに2週間程度かかっていた承認プロセスが、1〜2日に大幅短縮された。決裁者である理事長と学長もスマートフォンからの承認が可能となり、わざわざ承認作業のためだけに登校する必要がなくなった。
ワークフローは企業のコミュニケーションの基本であり、企業ごとに異なる文化に根ざした奥の深さがある。だが、働き方の根本が問われる今だからこそ、その改革に着手すべき時といえるだろう。
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