気が付けば“会話の渋滞”に……Web会議の「誰が何を言ってるのか分からない」を回避する解決技

Web会議の場合、対面とは違い複数人で話すと「誰が何を話しているのか分からない」となりやすい。Web会議には、対面会議とは違ったルールを作る必要がある。

[窪田 篤，ストリートスマート]

　新型コロナウイルス感染症（COVID-19）による影響で、対面会議がWeb会議に切り替わるといったケースも見られますが、本稿ではWeb会議を快適かつスムーズに実施するための解決技を紹介します。第3回は、参加人数ごとの適したWeb会議を実施する「レベル★★★」の解決技です。

記事提供：株式会社ストリートスマート

「G Suite」をはじめとするクラウドサービスを通して、業務効率の向上やコミュケーションの活性化など総合的な働き方の変革を支援。本連載は、動画で学べるサブスクリプション型G Suite社内教育サービス「Master Program」の内容を一部抜粋して掲載している。

何でもWeb会議にすると失敗するわけ

従業員A：今日の営業会議、人数多かったな。10人ぐらいはいたんじゃないか。

従業員B：うん。それでタイミングを見て発言しようと思っていたけど、それぞれが話し出して会話が混線して、気が付いたら話す機会を逃してしまったよ。

従業員A：かと言って割り込むと、他の人と発言がかぶるしね。

従業員B：逆に、誰からしゃべるんだよ……の沈黙もつらいというか。

　テレワークへの移行に伴い、リアルなコミュニケーションの代替手段としてWeb会議を実施するケースも見られます。しかしながら、Web会議ツールの操作にも慣れ、参加することはできても、「Web会議独特のあの空気感にはなかなか慣れない」という声も聞きます。

　それは当然です。顔を合わせての対面会議と、顔は見えていても画面越しのWeb会議とではそれぞれで空気感も異なり、画面の向こう側にいる人にカメラを見ながら発言することに緊張してしまうなど、対面会議と同じような感覚ではないでしょう。

　例えば、対面で実施していたメンバー7人ほどの営業企画会議。これまではスムーズに進行していた会議も、Web会議になると複数人が同時に話すことが難しく、発言するタイミングを待つ必要もあるため、ディスカッションなどがしづらくなります。参加者の反応も分かりづらく、会議自体がぎくしゃくするといったことも。

　Web会議を円滑に進めるためには、参加人数ごとに適した会議形式があります。Web会議をスムーズに進行させるには、「Web会議の運営ガイドライン」を社内で共有することをおすすめします。以降で、スムーズなWeb会議にするコツを紹介します。

5人までの少人数なら対面会議と同じように相互に話しやすい

　参加者が5人程度のミーティングであれば、対面会議とそう変わらずコミュニケーションをとれるでしょう。アイデアを出し合うブレインストーミングでも、ディスカッションで誰かと発言が重なったとしても、誰が話しているかは分かり、進行を妨げるようなことは起きにくいでしょう。

　誰が何を言っているのか分からないといった状況を回避し、有益な会議にするには、参加者を限定し、人数を絞って会議を実施するなどの工夫が必要です。

6人以上の中規模会議になると、進行役（ファシリテーター）が必要

　参加者が6人以上と人数が増えてくると、参加者の発言が重なったり、誰が発言しているのかが分からなくなりがちです。ある人が内容を説明して、その他の人がそれに対して質問を投げかけるなど、発話者が増えてくると、誰が誰に対して話しているのかも分かりにくく、意思疎通も難しくなります。それを防ぐためには、進行役（ファシリテーター）が必要です。

　今話している議題を整理したり、発言する人を指名したりするファシリテーターが会議の司会役を務めることで、大人数の会議でも“会話の渋滞”を回避することができるでしょう。

10人以上になると、双方向型の会議は難しい

　部門会議など参加者が10人を超える場合、会話が双方向型の会議は進行が難しくなります。報告会やセミナーのような、一方通行のコミュニケーションスタイルをとる会議体であればWeb会議でもある程度スムーズに進行できるでしょう。

　発言者以外は音声をミュートした方がいいでしょう。質問を受け付ける場合などには、プレゼン資料作成ツール「Google スライド」のQ＆A機能を使って受け付け、会議後半に寄せられた質問に対する回答の時間を設けるなどするとスムーズでしょう。

　対面の会議ではスムーズに進行できていたことでも、Web会議では難しい場合があります。会議の内容や形式に応じて、Web会議の実施方法を見直すとよいでしょう。Web会議を有意義なものにするためにも、今回紹介したTipsをお役立てください。