「業務時間84％減」は本当か？ クラウドサービス実証の三鷹市を直撃した
クラウドベンダーの発表によれば、自治体業務の自動化を支援するクラウドサービスの実証実験において、東京都三鷹市は84％もの業務時間を削減できたという。これは事実なのか、それとも現実味の薄いチャンピオンデータなのか。実証に参加した三鷹市情報推進課に話を聞いた。
コンカーとインフォマートは2020年11月27日、自治体業務の自動化を支援するクラウドサービスの実証実験で、最大84％もの業務時間削減に成功したと発表した。
リリースによれば2社は、コンカーの請求書管理クラウド「Concur Invoice」と、インフォマートが提供する請求業務の電子化サービス「BtoBプラットフォーム 請求書」を利用して全国4つの自治体で実証実験を実施した。その結果、システム導入前に比べて愛知県春日井市では77％、群馬県前橋市では41％、埼玉県三郷市では72％、東京都三鷹市では84％もの業務時間を削減できたという。
これは「クラウドサービスを使えば自治体の業務時間を5分の1以下に短縮できる」ということを意味しているのか、それとも現実味の薄いチャンピオンデータなのか。どのような環境で実証を行い、そこで何が起きたのか、自治体業務の効率化はどこまで可能なのか。実証実験で最大の削減率を達成した三鷹市に、その実態を聞いた。
業務削減率「84％」で何が起きたのか？ 今度の見通しは
三鷹市は昨今の「脱ハンコ」や「DX」が話題となる以前から、情報化計画を進めていた。近年は、時代の変化に対応して「みらいを創る三鷹デジタル社会ビジョン」を掲げ、同市のスマートシティー化や行政手続きのデジタル化、ワークスタイル変革などを目指していた。
「そのような中でも、紙の手続きが残っている業務においての効率化が課題になっていた」（三鷹市情報推進課 課長 白戸謙一氏）
具体的には、契約や請求に関する事務手続きだ。押印や紙書類からの脱却はすでに民間企業の先行事例を見ており、自治体として同種の取り組みを進める中で、コンカーとインフォマートの実証実験に参加したという。
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白戸氏は実証実験を振り返り「うまくいくだろうという予測はあったが、ここまでの数字が出るとは思わなかった」と語る。
実証実験の計画が立ち上がったのは2020年の3月。コロナ禍で開始は遅れたというが、それでも同年6月には実証実験を始めた。対象となったのは、以下の5課だ。
- 会計課
- 契約管理課
- 緑と公園課
- 企画経営課
- スポーツ推進課
上記の5課に加え、情報推進課が事務局として参加した。これらの課から、業務に関わる10人前後の職員から協力を得ている。
実証実験では、各課が担当する消耗品の発注業務を対象に、まず現状の業務時間を計測した。実証では実態に即した業務フローを作成してダミーデータを使い、同じ業務を実施した。従来の時間と実証で得られた時間を比較し、業務の削減時間を調査したという。その結果が「84％減」だった。
ただし、限定的な環境で時間測定した結果であるため、実態として「仕事時間が5分の1以下になった」わけではないという。現場からは「半分くらい」という体感の声が上がっているそうだ。
情報推進課で課長補佐を務める木村祐介氏によれば、最も効果を感じたのは会計課だったという。
「従来は紙の伝票で処理をしていたため、チェックは目視に頼っていた。実証実験ではシステムでデータのエラーチェックができるため、記入者の誤りを事前に防止できる。確認や点検、差し戻し、再記入、紙書類の運搬なども不要になるため、電子化の効果は大きい」（木村氏）
会計課以外でも、例えば外部との契約を扱う部署では、紙での起票や郵送、電話、FAXといった作業が電子化によって不要になった。対象部門からは「今回の業務範囲に限定せず、さまざまな業務を同じようにペーパーレス化できるのか」という声が出ている。同氏は「規模を広げ、関連部門を広域的に巻き込むほど効果は上がる」と考えている。
課題は「結局残る『紙』業務」と「自治体ならではのセキュリティ」
ただし実証からは「電子化が最適とは限らない業務」も見えてきたという。特に契約管理に関わる部門からは「工事の契約書はボリュームが大きいため、電子化するよりも紙のほうが効率がいい」といった声が上がった。かといって、部分的、段階的な導入をしようとしても、従来通りの業務と電子化された業務が併用しては業務量が増加するリスクがある。
「本格的な導入に当たっては、広域的な規定やルールの見直しが必要になるだろう。また民間事業者には、個人経営の店舗や独自システムを構築済みの企業もある、それらとの連携方法を考える必要がある」（木村氏）
また、多くの自治体は現在、総務省が定めるLGWAN（統合行政ネットワーク）接続系ネットワーク内に財務会計システムを設置している。実証実験で導入したのはインターネット接続系のクラウドサービスであるため、現状のシステムのまま、クラウド財務会計サービスを連携させるのは難しい。
「現状は多くの総務省のガイドラインに従ってインターネット分離でセキュリティを確保している。今後は業務を効率化するために民間のクラウドサービスを導入できるような、ネットワーク構成の見直しを考える必要があるかもしれない」（木村氏）
セキュリティ対策を怠ってはいけないが、業務効率化には民間のクラウドサービスが有効であるという結果が出ている。この実証結果を受けて情報推進課は、さらなる広域的な変革への期待を見せた。
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