ユーザーが選んだ「Excel」の時短に役立つ便利機能10選

XLOOKUPやVLOOKUPなどの関数や、ファイル操作や書式、シート操作など、Excelには数えきれないほどの機能がある。それらをどこまで理解できているだろうか。

[土肥正弘，ドキュメント工房]

　Excelにはデータ分析や集計、グラフ制作などに役立つ数えきれないほどの機能があり、ショートカットキーだけでも200を超える。職場では「万能ツール」としてさまざまなシーンで役立てられている。

　日本マイクロソフトはオンラインイベントで、ユーザーに支持されている人気の機能やショートカットを紹介した。

ユーザーが選んだ「Excel」の10の機能、ショートカット

　Excelの機能、ショートカットの中から、ユーザーから評判を得ているものを順に見ていこう。

1．条件付き書式（データバー）

　「範囲を選択」から「ホームタブ」→「条件付き書式」→「データバー」で配色を選択すると、セル内にデータバーが表示され、おおまかなデータの傾向を視覚化できる。

テーブルの数値を基に簡単なグラフを表示できる（出典：日本マイクロソフト公式twitterから抜粋）

2．漢字にルビをふる

　「ホーム」タブの「フォント」グループの「ルビ」ボタンをクリックして、「ふりがなの表示」をクリックするとふりがなが表示される。オンライン版でも可能になった。

3．セルの選択範囲を部分解除

　セルの範囲をドラッグで選択したが「ドラッグし過ぎて余計なセルを選んでしまった」「選択した後に不要なセルがあった」といった場合、「Ctrlキー」を押しながら不要なセルをクリックまたはドラッグすれば、その部分だけ選択を解除できる。

4．INDEX関数とMATCH関数を用いたグラフの自動化

　INDEX関数とMATCH関数を使えば、これまでVLOOKUP関数を使っていたデータの抽出が容易になる。テーブルから特定の範囲の数値を抽出でき、グラフ作成も自動化できる。

5．行、列を非表示にするショートカット（「Ctrl+ 9」「Ctrl ＋ 0」）

　Excelの行番号または列番号を選択して右クリックすると、行や列を非表示にできる。「Ctrl」＋「9」で行を、「Ctrl」＋「0」で列を非表示にする。

6．「＝」がないテンキーでの計算式入力

　テンキーに「＝」キーがない場合、文字キーで「＝」を入力するのは面倒だが、「1＋2＋3」のように「＋」を頭に入れると計算式として認識され、入力の手間を軽減できる。

7．フラッシュフィル（Ctrl ＋ E）

　フラッシュフィルのショートカットで表中の法則性を検知して、同じパターンのデータを自動入力ができる。例えば「姓」と「名」を分けたいとき、 最初の1行だけを入力して「Ctrl + E」を押せば残りのデータを一瞬で入力できる。

「姓」と「名」を分割させたい時（出典：筆者作成の資料）

8．ガントチャートの作成で使えるテンプレート

　「新規作成画面」にあるテンプレートの検索ボックスで「ガントチャート」と検索すると、数種類のテンプレートが表示される。特に、プロジェクト管理に利用されることが多いガントチャートのテンプレートは人気だ。

9．XLOOKUP関数

　VLOOKUP関数と似た関数だが、検索列が左端でなくてもよく、複数のセルに計算結果を表示できるなどの利点がある。

10．オートSUM

　「Alt」＋「Shift」＋「＝」で隣接するセルの合計値が計算できる。合計欄をまとめて選択して一気に計算することも可能だ。

本稿は、オンラインイベント「Microsoft 365 & Teams Day 2023」（主催：日本マイクロソフト）のセッション「Microsoft 365 Apps ティップス&テクニック 生放送！」で紹介された内容を編集部で再構成したもの。