部署ごとに連絡方法がバラバラ、三井ホームはどう解決した？

　三井ホームは、部署や拠点間での共通のコミュニケーションツールがないことや、紙ベースでの非効率な情報共有に課題を感じていた。どう解決したのか。

[キーマンズネット]

　三井ホームのオーナーサポート部門では、従業員が定期訪問などで事務所にいないことが多く、拠点ごとにコミュニケーションの手段もバラバラで、情報共有に課題を感じていた。

　解決策としてあるコミュニケーションツールを全社統一で導入することに決めたが、ツール選定の理由は少し変わっている。

チャットやメールで部署間の連絡が混乱、新ツールの導入の決め手は？

　スタメンは2024年7月11日、同社が提供するコミュニケーションツール「TUNAGU」を三井ホームが導入し、オーナーサポート部門での業務依頼の効率化に役立てていると発表した。

　三井ホームは、日本全国の各エリアで住宅オーナーに向けてメンテナンスやリフォームを提供するオーナーサポート部門があり、部署間連携の強化や業務効率化を目指していた。

　「定期訪問などで事務所にいない社員も多く、コミュニケーションが取りづらい」「紙ベースの情報共有でタイムロスが生じている」などの課題を感じていたという。

　リフォーム部門とメンテナンス部門の連携を高めるため、共通のコミュニケーションツールとしてTUNAGUの導入を決めた。同ツールは、「情報共有」「申請・報告」「人材育成」「社内交流」などの領域で、社内掲示板やワークフローによる申請や報告、タスク依頼、社内チャット、マニュアル作成、カレンダー、サンクスカード、日報、社内アンケートなどの機能を提供している。

　ツールの選定に当たっては、社内ポイントやサンクスメッセージの運用などで従業員同士で称賛できることや、従来の紙での情報共有をデジタル化できることを重視した。

紙ベースだった業務依頼を電子化

　同社では、業務依頼はもちろん、サンクスメッセージや社内ポイントなど称賛の取り組みにTUNAGを利用している。スマートフォンアプリで使えるので、外出が多い従業員も含めてツールを統一することが可能になった。

三井ホームのTUNAG画面。「サンクスメッセージ」など称賛の取り組みの他、写真や資料付きで「リフォーム紹介カード」「メンテナンス依頼カード」などの業務依頼を実施している（出典：スタメンのリリース）

　ツールを導入後、さまざまな効果を実感している。同社では従来、住宅オーナーからのリフォームやメンテナンスの依頼を紙で受け付けていたため、迅速な対応が難しかった。さらに、オーナーサポート部門は全国各地に複数の拠点があり、部門長が全拠点の依頼や紹介を把握できないという問題もあった。

　依頼のやりとりをTUNAGに移行したことで、情報を部門内でリアルタイムに共有できるようになり、部門長による担当割り振りもスムーズになった。「部門長が全体の状況を把握しやすくなった」「写真や動画をセットで依頼できるようになり、要望が具体的かつ視覚的に分かるようになった」といった効果も得られた。

　三井ホームでは現在、TUNAGを活用して部署間連携を強化し、顧客対応の品質向上に取り組んでいる。築年数が経っても顧客との接点を維持するために、TUNAGを社内コミュニケーションのベースとし、オーナーとの関係構築にも力を入れている。