在宅勤務は、週に数日であっても孤立感を生むことがある。在宅勤務と出社時間を組み合わせることは困難だ。ほとんど人がいないオフィスで働き、チームメンバーや他の重要な協力者としか顔を合わせない場合、企業全体とのつながりを感じられなくなることがある。
この課題を解消するためには、イントラネットやチームのチャットアプリだけでは不十分だという。どのようなツールを利用すればよいだろうか。
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企業向けソーシャルソフトウェアを効果的に使用すれば、これらの課題を含めてハイブリッドワークの他の課題の影響を軽減し、コミュニティーを構築して従業員のエンゲージメント向上を促進できる。
従業員のエンゲージメントの最適化に真剣に取り組む企業は、従業員体験に関連して導入すべきテクノロジーの候補に企業向けソーシャルソフトウェアを挙げるべきだ。ITリーダーの中には、「ソーシャルソフトウェアは必要ない。イントラネットで十分だし、チームのチャットアプリで十分だ」と考える者もいるだろう。そして、これらの異なるタイプのツールの間に重複があるのは事実だが、ソーシャルソフトウェアは、C-suiteから最前線で働く従業員まで、あらゆるタイプの従業員を集め、相互に関心のあるトピックについての会話を促す能力に優れている。
ソーシャルソフトウェアを使えば、技術系業務に従事する女性従業員、シングルペアレント、ラブラドゥードル愛好家、SF愛好家など、興味やトピックを中心としたコミュニティーを作れるため、絆や帰属意識を築く可能性は無限に広がる。従業員は、もはや同じチームのメンバーと話すだけでなく、企業全体でさまざまな新しい人々と出会い、関われる。
独立型ソーシャルソフトウェアと統合型ソーシャルソフトウェア
コンサルティング企業であるMetrigyが250社を対象に行ったグローバルリサーチ「Employee Experience & Workplace Engagement: 2022-23」によると、ソーシャルソフトウェアは45％の企業で利用されている。また、36.3％が2022年または2023年のロードマップにソーシャルソフトウェアを掲げており、従業員体験に関連するテクノロジーにおける成長機会のトップ3に入っている。さらに、13.5％の組織がソーシャルソフトウェアを評価している。
ソーシャルソフトウェアは、独立したアプリとしても、従業員体験のためのプラットフォームの一部に統合されたものとしても利用できる。2024年7月、Microsoftは、従業員体験プラットフォーム「Viva」用のアプリ「Viva Engage」を発表した。一方、Microsoftが長年提供しているソーシャルソフトウェアの「Yammer」は、Webとモバイルのアプリとして提供されている。その他のソーシャル機能は、MetaのLumAppsやWorkplaceなどのプラットフォームで利用可能であり、MixRはスタンドアロンのコミュニティー構築アプリの一例である。
ソーシャルソフトウェアを評価する際の重要な検討事項の1つは、従業員のコラボレーションアプリへの統合だ。例えば、Viva EngageはMetaのWorkplaceと同様にMicrosoft Teamsに統合できる。これにより、従業員はチームチャットやミーティングに使用しているアプリを維持したまま、関心のあるコミュニティーにも参加できる。
ソーシャルコミュニティーの管理
テクノロジーそのものだけでなく、企業はこうしたコミュニティーフォーラムの監視と管理について、どの程度緩く、あるいは厳格にするかを考えなければならない。一方、企業との真の関わりやつながりを持つためには、従業員は自分の関心のあるトピックを中心にコミュニティーを構築し、自由に発言できるようになるべきである。しかし、多くのリーダーは、従業員が他者に対する行動に関する企業のポリシーを順守していることを確認する必要があると感じている。
以下は、企業向けソーシャルソフトウェアを導入する前に確認すべき重要な質問だ。
- 誰がコミュニティーを立ち上げて参加できるか。Metrigyの従業員体験調査では、48.4％の企業が、従業員なら誰でも可能だと答えている。
- アイデアを審査するのか、従業員が自由にコミュニティーを立ち上げることを許可するのか。41％強の企業は、アイデアを承認プロセスにかけている。
- コミュニティーが立ち上げられた後、企業ポリシーが守られているかどうかを監視するか。約56％の企業がコミュニティーのコンテンツを監視している。
約40％の企業は、ソーシャルソフトウェアを使って構築されたコミュニティーを自由なフォーラムと考えている。企業による監視体制はない。もしあなたの企業において、このようなスタンスに抵抗があるのであれば、軽いタッチの管理を推奨する。エンゲージメントを促進し、つながりを生み出すだけでなく、オープンで率直な会話を奨励するコミュニティーは、従業員同士だけでなく、企業全体に対する信頼関係を築くのに役立つ。
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