中小企業バックオフィスに潜む“1人依存” 82.6％が退職・休職で業務継続に影響

kubellパートナーは、中小企業のバックオフィス業務に関する実態調査の結果を発表した。属人化やナレッジ共有不足に加え、担当者の退職や休職が業務継続に影響する実態が明らかになり、ノンコア業務がDX推進を妨げる構図も見えてきた。

[キーマンズネット]

　業務代行サービス「タクシタ」を提供するkubellパートナーは、中小企業のバックオフィス業務に関する実態調査の結果を発表した。少人数で幅広い業務を担うことが多い中小企業では、業務の進め方や判断が特定の担当者に偏りやすくなる。調査結果によるとそうした属人化が業務継続や生産性に影響している実態が浮かんだ。

退職、休職で業務が止まる？

　現在の課題として最も多かったのは「属人化による業務のブラックボックス化」で、55.8％を占めた。続いて「担当者の退職・休職に伴う業務継続のリスク」が47.7％となっており、日常業務が特定の人材に依存している状況が見て取れる。

現状のバックオフィス体制において、業務継続の課題、ボトルネックとなっているもの（提供：kubellパートナー）

　実際に、担当者の退職や休職が業務継続に何らかの影響を与えるとした回答は82.6％に達した。さらに44.2％は、事業継続に重大な支障、あるいは大きな混乱が生じる可能性があると答えている。属人化を課題に挙げた層では、「事業継続に重大な支障が出る可能性がある」とする回答が50.0％となり、属人化を課題としていない層の36.8％を上回った。

担当者が退職、休職したときの業務影響（提供：kubellパートナー）

　生産性の面では、ナレッジ共有不足も大きな課題となった。48.8％がこれを挙げており、業務の標準化やマニュアル整備の遅れが、確認作業や属人的な対応を増やす構図になっている。こうした状況は、より重要な業務への集中も妨げている。65.1％が定型的なノンコア業務のためにコア業務へ十分に集中できていないと答え、影響として「DX推進の停滞」を挙げた回答は38.4％に上った。バックオフィスの運用負荷が、企業全体の変革スピードにも影響している様子がうかがえる。

定例作業によるコア業務への影響（提供：kubellパートナー）

　一方で、バックオフィス業務のアウトソーシングはまだ広がり切っていない。導入、活用している企業は22.1％にとどまり、「全く検討していない」は32.6％だった。ただし、将来的な選択肢として関心を持つ層や、情報収集、比較検討を進める層も一定数おり、人材依存や業務負荷の見直し策として模索が続いている。不安要因としては、セキュリティや機密保持、ROIの見えにくさ、指示工数の増加などが挙がった。

　なお、この調査は従業員300人未満企業のバックオフィス業務に携わる担当者、管理職、経営層を対象に実施し、86人の有効回答を得た。