「導入したのに、なぜ使われない？」グループウェアの活用法を見直そう：IT導入完全ガイド（2/4 ページ）

「せっかくグループウェアを導入したのに利用されない」という悩みを抱える人も多い。使われない理由は便利さを感じられないことにある。

[西山 毅，レッドオウル]

「いいね！」ボタンで入力負荷を軽減し、感情を共有

　グループウェアが使われない理由として、そもそも経営トップが使っていないという点を挙げたが、その背景には「テキスト入力の負荷」というハードルがあることも否めない。

　そこで現在提供されているクラウド型グループウェアの中には、利用者がより簡単に自分の意思を伝えるための工夫として、Facebookのような「いいね！」ボタンを設置して、よりライトなコミュニケーションから始められるようにしているサービスがある。

　現在ではこの機能がさらに進化して、ユーザーのリアクションの種類（＝リアクションの初期値）をプルダウンメニューから選択して設定できるようになっている。具体的には「確認しました」「了解です」「よろしくお願いします」といった反応で、もちろんテキストでフリーコメントを入力することも可能だ。

　当然スマートフォンやタブレット端末からの操作もできるので、時間のない経営トップでも、画面上のボタンを押すだけで「従業員の成果を確認、把握している」という意志表示ができるようになる。

図1　情報の発信者が自分でリアクションの種類を設定できる画面（出典：サイボウズ）

図2　情報を閲覧したユーザーが「いいね！」もしくはフリーコメントでリアクションを返すときの画面例（出典：サイボウズ）

新社長が従業員の戸惑いを緩和するために「いいね！」ボタンを活用、大都の事例

　ここで紹介するのは社長自らが積極的にグループウェアを率先して活用している企業の事例だ。

　これまで電動工具や作業工具などのDIY工具を対面販売していた大都では、家業を継いだ社長がEC事業への転換を打ち出し、通販サイトを立ち上げた。しかし全く新しい業態へのシフトだったため、従業員には大きな戸惑いがあったという。

　そこで社長自身がグループウェア上で日記を書き、それを読んだ従業員に「いいね！」ボタンを押してもらうことで「感情の共有」を図った。また、さまざまなアイデアや施策に関する従業員の意見を聞く際にも“いいね！”ボタンを利用し、意識の共有を図っているとのことだ。

　こうした機能を活用することで少しでもグループウェアに触るハードルが下がれば、グループウェアの社内利用はどんどん広がっていき、単なる情報だけでなく、感情までを共有することが可能となる。ひいてはそれが企業の風土作りにもつながっていくだろう。