「導入したのに、なぜ使われない？」グループウェアの活用法を見直そう：IT導入完全ガイド（3/4 ページ）

「せっかくグループウェアを導入したのに利用されない」という悩みを抱える人も多い。使われない理由は便利さを感じられないことにある。

[西山 毅，レッドオウル]

ユーザー部門で欲しい業務アプリを作って、グループウェア経由で利用する

　現在提供されているグループウェアの機能は、日々進化している。スケジュール管理や設備予約といった従来のカバー範囲を越えて、さまざまな業務処理を効率化するための業務アプリケーションを、ユーザー部門自身で作ることができるようになっているのだ。

　それが「カスタムアプリ」という機能で、例えば総務や経理部門が日々共有して利用する業務日報や、営業部門が利用する商談進捗（しんちょく）管理や売上管理といった業務アプリを、利用部門自身で簡単に作ることができるものだ。

　グループウェア側で各種アプリのテンプレートが用意されているので、ユーザー部門の管理者はそれをベースにアレンジを加えて業務アプリを作成する。「アプリを追加」することでエンドユーザーのグループウェアのトップ画面にアイコンが表示され、それをクリックすることで、業務アプリを使うことができるようになる。カスタムアプリ内で生成されたデータはCSV形式で吐き出すことができるので、各種基幹系業務にデータ連携することも可能だ。

図3　テンプレートとして提供されているカスタムアプリの一覧（出典：サイボウズ）

図4-1　カスタムアプリを追加する画面例（出典：サイボウズ）

図4-2　日報の詳細項目を設定する画面例（出典：サイボウズ）

　先進的なユーザー企業では、グループウェアが既にこうしたカスタムアプリの機能までを提供している現状を把握しており、車両管理や在庫管理のための業務アプリケーションを作って活用しているところがある。

図5　エンドユーザー側の「日報」画面例（出典：サイボウズ）

車両管理アプリなど合計20個のアプリを作成、プラスワンオートの事例

　例えば交通事故で破損した自動車を査定して買い取り、修理、再販する事業を展開するプラスワンオートでは、カスタムアプリの機能を使って車両管理用の業務アプリを作成した。端的に言えば、買い取った車両の状態や修理作業のステータスなどを共有、確認するためのアプリだ。パ

　ーツサービスの担当者が、修理工場や車両配送担当のドライバーにヒアリングを行いながら約半年をかけて作ったもので、管理されている項目は実に230項目以上にものぼり、今ではこのアプリがなければ日々の業務が止まってしまうほどだという。

　ちなみにこの企業では車両管理アプリ以外にも、工程管理など合計で20個以上の業務アプリを自分たちで作成して活用しているとのことだ。