企業規模別、社員間の情報共有を活性化させるポイント：IT導入完全ガイド（1/4 ページ）

[吉村哲樹，オフィスティーワイ]

　社員間の情報共有やナレッジの継承は、企業規模や成熟度によって課題が異なり、また予算や人員といった外部要因によってもできることとできないことが決まる。本記事では企業規模を切り口として中堅・中小企業と大企業、それぞれでよく見られるナレッジマネジメントの課題感と、その解決に役立つツールを紹介したい。

中堅・中小企業におけるナレッジマネジメント

　今日ほとんどの企業が何らかの形でナレッジマネジメントに代表される「社内での情報共有やナレッジ継承の活動」に取り組んでいる。ただし具体的な取り組みの内容は百社百様だ。ナレッジマネジメントの本来の形はIT施策というよりはむしろ経営改革のプロセスであり、一朝一夕に実現できるものではない。

　まずは、中堅・中小企業におけるナレッジマネジメントの勘所を探っていこう。だが、一口に中堅・中小企業といっても、その規模やIT活用の成熟度は企業によってまちまちだ。しかしながら近年では、ほとんどの企業でPCの業務活用が当たり前となっている。問題はその先だ。

　従業員が作成したドキュメントは、そのまま個々人のPCの中に保管されたまま眠っているケースが多い。特に、社員規模が数人から数十人レベルへと拡大する途上にある企業ではよくある話だろう。

　従業員がわずか数人であれば、たとえ各自のPCの中にドキュメントが保管されていても、「あのファイル、どこにある？」「ああ、私のPCの中にあるよ」といった具合に情報共有が図れるかもしれない。しかし、従業員規模が数十人になってくると途端に誰がどんな情報を、どこに溜め込んでいるかが見えなくなり、情報共有も次第に滞る。

　このような課題が顕在化してきたら、従業員それぞれが持つ暗黙知を掘り出す仕組みを導入する段階に来たと判断するべきだろう。そして、ファイルサーバやファイル共有サービス、文書管理ツールなどで情報共有の仕組みを構築したい。

　従業員数が少数であれば、まずはNASを導入してドキュメントを1カ所に集約して保管することから始めるといいだろう。従業員数がそれなりの数に増えるようならば、ユーザーやグループごとにファイルの置き場所をきちんと指定し、各ファイルのアクセス権限をきちんと管理できる文書管理製品を導入したい。

　この時、管理担当者は兼任でも構わないので任命しておくべきだ。「何となくみんなで」で始めてしまうと、「いつか、誰かがやってくれるだろう」と失敗に終わる。