Excelリストのコピペから解放される Power Automateを使ったメール効率化術（2/4 ページ）

Power Automateは、Microsoft 365のサービス同士を連携させて自動化できることが強みですが、中でもExcelのリストを基にメールを送るというシナリオは特に効率化効果が強力です。設定方法を紹介します。

[舟越 匠，日本ビジネスシステムズ]

2．メールの内容や送信方法を考える

　Power Automateでフローを作成する前に、個別に送るメッセージの送信先や文面を考えます。その上で、名前などのユーザー毎に変える必要のある情報をどのように取得するか考えます。

　情報の取得は後で考えればよいので、まずは書き出してみます。今回はこのような文面にしようと思います。

表1　個人宛を想定したメールの内容

項目	内容
送信先	[e-mail]
タイトル	9/6 11:00 – 12:00の新社内システム全社員向け説明会へ忘れずにご参加下さい
本文	Funakoshi Takumiさんへ 先日は、「新社内システム全社員向け説明会」参加日程アンケートへの回答ありがとうございました。 来週、9/6 11:00 – 12:00が、Funakoshiさんに参加申し込みいただいた説明会となります。 忘れずにご参加ください。 もしご都合がつかなくなってしまった場合は、本メールへの返信でご連絡ください。

　この中で、ユーザーごとに変わる部分情報を確認します。

表2　個人宛を想定したメールの内容と、ユーザーごとに変わる情報

項目	内容
送信先	[e-mail]
タイトル	9/6 11:00 – 12:00の新社内システム全社員向け説明会へ忘れずにご参加下さい
本文	Funakoshi Takumiさんへ 先日は「新社内システム全社員向け説明会」参加日程アンケートへの回答ありがとうございました。 来週、9/6 11:00 – 12:00が、Funakoshiさんに参加申し込みいただいた説明会となります。 忘れずにご参加ください。 もしご都合がつかなくなってしまった場合は、本メールへの返信でご連絡ください。

　上記の表2で赤字にした部分が、ユーザーごとに変わる情報になります。これらの情報をどのように取得するかを表3として改めてまとめました。

表3　ユーザー毎の情報と取得方法

項目名	値の例	取得方法
メール送信先	[e-mail]	Excelのリスト
ユーザーのフルネーム	Funakoshi Takumi	Excelのリスト
説明会の日時	9/6 11:00 – 12:00	Excelのリスト
ユーザーの姓	Funakoshi	メール送信先を元にPower Automateから取得

　今回はExcelのリストと、Power Automateのアクションを使えばデータ取得できることが分かりました。他に追加のデータなどを用意する必要はないので、フローの作成に移りましょう。