Excelリストのコピペから解放される Power Automateを使ったメール効率化術（3/4 ページ）

Power Automateは、Microsoft 365のサービス同士を連携させて自動化できることが強みですが、中でもExcelのリストを基にメールを送るというシナリオは特に効率化効果が強力です。設定方法を紹介します。

[舟越 匠，日本ビジネスシステムズ]

3．フローの作成

3．1．任意のタイミングで実行するフローの設定

　では、フローの作成を始めましょう。

　まず、いつものように、Power Automateのページを開きます。

https://make.powerautomate.com/

　今回のようにリマインダーを送るシナリオの場合、フローのトリガー、つまり「どのタイミングでフローを実行させるのか？」については、大きく2つの方針が考えられます。

（1）任意のタイミングで実行する

（2）スケジュールを設定して自動的に実行する

　今回は、送信するタイミングをコントロールしやすいように、「（1）任意のタイミングで実行する」ものにします。

　任意のタイミングで実行するフローを作成する場合は、「作成」から「インスタント クラウド フロー」を選びます。

図4　インスタントクラウドフローの作成

　任意のフロー名を入れ、フローをトリガーする方法として「フローを自動でトリガーする」にチェックを入れて、「作成」をクリックします。

図5　トリガーの選択とフローの作成

　「フローを手動でトリガーする」のトリガーが設定された状態でフローの編集画面が開きます。

図6　フロー編集画面の初期状態

3．2．Excelリストの読み取り

　ここから、アクションを追加します。今回はまずExcelのリストを読み取ります。

　「フローを手動でトリガーする」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。

図7　アクションの追加

　「Excel」で検索し、「Excel Online (Business)」の「さらに表示」をクリックします。

図8　「Excel」のアクションを探す

　「表内に存在する行を一覧表示」を選択します。

図9　「表内に存在する行を一覧表示」アクションを選択

　アクションが追加されますので、必須項目を設定していきます。今回は以下のように「Microsoft OneDrive」(以下、OneDrive)を指定しますが、「Microsoft SharePoint」やTeamsに保存したExcelを同じように選ぶこともできます。

表4　「表内に存在する行を一覧表示」への設定項目

項目	設定値	備考
場所	OneDrive for Business
ドキュメント ライブラリ	OneDrive
ファイル	/アンケート集計/新社内システム説明会.xlsx	「1. Excelのユーザーリストの準備」で確認したExcelリストのパスを指定
テーブル	テーブル1

図10　「表内に存在する行を一覧表示」の必須パラメーターを設定

3．3．追加のユーザー情報の読み取り

　Excelのデータを基にメールを作成したいのですが、本文で利用したい「ユーザーの姓」だけはExcelの中でデータを持っていません。

　そこで、前回も利用した、「Office 365 ユーザー」の「ユーザー プロフィールの取得（V2）」アクションを利用します。

　「表内に存在する行を一覧表示」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。

図11　「表内に存在する行を一覧表示」の後にアクションを追加

　「Office 365」で検索し、「Office 365 ユーザー」の「さらに表示」をクリックします。

図12　「Office 365 ユーザー」のアクションを探す

　「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」を選択します。

図13　「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」アクションの選択

　追加された「ユーザー プロフィールの取得 （V2）」を選択し、左側の「ユーザー（UPN）」をクリックすると、右側に稲妻マークが表示されますので、これをクリックします。

　（「正しくないパラメーター」のエラー表示はこの後設定をすると消えるので、今は気にしなくても大丈夫です）

図14　「ユーザー（UPN）」の稲妻マークをクリック

「表内に存在する行を一覧表示」の「メールアドレス」をクリックします。

図15　「ユーザー（UPN）」の設定

　すると、「ユーザー プロフィールの取得（V2）」が自動的に「For each」という囲いの中に入ります。これは繰り返し処理をするためのものです。

　Power Automateでは「表内に存在する行を一覧表示」のように複数の値に対してアクションを設定すると、自動的に繰り返し処理も設定されます。

図16　繰り返しの自動処理

3．4．メールの送付

　ここまでで、メールを送るために必要な情報は取得できました。最後に、メールを送るアクションを追加しましょう。

　「ユーザー プロフィールの取得（V2）」のトリガーの下の「＋」をクリックし「アクションの追加」をクリックします。「For each」の中にも外にも「＋」がありますが、今回は「For each」の中を選ぶ必要があります。

図17　「For each」の中で「アクションの追加」

　「outlook」で検索し、「Office 365 Outlook」の「メールの送信（V2）」をクリックします。

（もし表示されない場合は「さらに表示」をクリックして探してください）

図18　「メールの送信（V2）」を選択

　念のため、「メールの送信」が「For each」の枠の中に入っていることを確認します。

図19　「メールの送信（V2）」が「For each」の枠内に入った状態

　では、メールの送信に必要な設定をします。

　まず、メールの宛先ですが、これはExcelのリストの内容を元にします。「宛先」で一度「詳細モードに切り替える」をクリックしてから再度「宛先」を選択し、稲妻マークをクリックします。

図20　詳細モードへの切り替え

　「表内に存在する行を一覧表示」の「メールアドレス」を選び、宛先に設定します。

図21　メールアドレスの設定

　続いて、メールの件名および本文を設定します。まずはいったん、例文をそのまま入力します。

図22　メールの件名と本文を暫定で入れた状態

　この中で、ユーザー毎に変わる値は赤枠で囲った部分になります。

図23　ユーザー毎に変わる部分

　まず、件名の参加認定の部分は、「表内に存在する行を一覧表示」の「参加日程」に置き換えます。

図24　件名の置き換え

　続いて、本文のフルネームと参加日程も、「表内に存在する行を一覧表示」の「名前」と「参加日程」で置き換えます。

図25　本文の置き換え（1）

　最後に、文中の「ユーザーの姓」の部分を「ユーザー プロフィールの取得（V2）」の「姓」で置き換えます。

図26　本文の置き換え（2）

　これで、個々のユーザーに合わせて案内文を変えてメールを送信するフローが出来ました。