Excelリストのコピペから解放される Power Automateを使ったメール効率化術（4/4 ページ）

Power Automateは、Microsoft 365のサービス同士を連携させて自動化できることが強みですが、中でもExcelのリストを基にメールを送るというシナリオは特に効率化効果が強力です。設定方法を紹介します。

[舟越 匠，日本ビジネスシステムズ]

4．メールの送信テスト

　では、実際にユーザー毎に異なるメールを送信できるか確認してみましょう。

4．1．フローの実行によるメールの送信

　今回のように、インスタントクラウドフローを「フローを手動でトリガーする」で作成した場合、実行方法は次の2種類です。

図27　フローを手動でトリガーする2つの方法

　今回のように動作確認をする場合は、フロー編集画面の「テスト」から実行したほうが便利なので、今回はこちらから実行します。

　フロー編集画面の右上で「テスト」をクリックします（もしクリックできない場合は、先に「保存」をクリックしてから「テスト」を実行します）。

図28　フローを「テスト」で開始する

　初めて実行するときは「手動」だけが選べます。「手動」にチェックを入れて、「テスト」をクリックします。

図29　フローを手動で実行する

　サインインが求められます。そのまま「続行」をクリックします。

図30　アクセス許可を確認してフローを続行する

最終確認が表示されるので、「フローの実行」をクリックします。

図31　フロー実行前の最終確認

　「完了」をクリックします。

図32　フローの実行完了

　トリガーやアクションに緑のチェックマークがついていれば、フローは成功しています。

図33　フローが成功した場合

4．2．メールの確認

　フロー上は成功していますが、実際にメールが意図した通りに送信できているか気になるところです。今回は、Outlookの送信トレイから送信メールの内容を確認します。

左上のメニューからOutlookを開きます（直接、「https://outlook.office.com/mail/」にアクセスしても大丈夫です）。

図34　Outlookを開く

　「送信済みアイテム」を開くと、実際にフローから送信されたメールを確認できます。

図35　送信済みアイテムのメール

　それぞれのメールを開いて確認します。Excelのリストを元に、メールの件名や本文が変わっていることが確認できました。

図36　メールの文章とExcelの情報を比較

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　なお、今回のフローでは、正しく内容が反映されているか、送信前に事前にチェックすることができません。

　そのため、最初から本番データで行うのではなく、同じ形式のテストデータを使って事前にテストしておくことをお勧めします。

　例えば、事前に同じにチームの方にテスト送信への協力を依頼し、その方たちだけに宛先を絞ってテストをすれば、万が一誤りがあった場合でも、事前に修正ができるので安心です。

　以前、弊社のテックブログに書いたこちらの記事で、テストデータの利用方法や本番データへの切り替え方法を解説しておりますので、よければ合わせてご覧ください。

• 急がば回れ！Power Automateのフロー作成をステップで考える（JBS Tech Blog）

　また、導入部分で触れました、ExcelからTeamsを使って通知する方法やExcelのリストで通知に利用するデータを絞り込む方法についても、過去に書いた記事がありますので、こちらもよろしければ合わせてご覧ください。

• Power AutomateでExcelのデータを元にTeamsに自動通知を行う（JBS Tech Blog）

　ぜひ、皆さんの業務に合わせてアレンジして活用してください！

著者プロフィール：舟越 匠

2002年にJBSに入社。エンジニアとして「Active Directoryドメインサービス」や「Exchange Server」などの案件を担当。その後、社内向けの技術サポートや研修を行う部門に移動し、現在は人事系部門の中で技術分野の人材育成に携わる。

従業員への技術研修を行いながら、アウトプットによるエンジニアスキルの向上を目指してJBS Tech Blogを立ち上げる。編集長としての役割をこなしつつ、自らもAzureやPower Platformの記事を執筆。

生きがいはサウナ。週2回のサウナ通いが欠かせない。

企業紹介：日本ビジネスシステムズ（JBS）

JBSはMicrosoftなどのクラウドソリューションに強みを持ち、コンサルティングからソリューション導入、運用に至る一連の支援を通じて、お客さまのデジタル変革に伴走するクラウドインテグレーターです。また2020年より生成AI技術の活用促進を目的とした活動を行い、MicrosoftのCopilotを中心とした利活用、定着化推進にも力を入れています。