検索システムを刷新し、過去の案件のデータがすぐ利用可能に

事例概要

　交通安全用品などを製造・販売する吾妻製作所は、カタログにある標準製品だけでなく特注への対応が強みである。しかし特注対応のための設計図面ファイルは増える一方。ファイルサーバ上のフォルダ分けで管理していたが、目的のファイルが見つからず最初から作図し直すこともあった。

　当初は図面の仕様、受注履歴といった属性情報の管理台帳を表計算ソフト上に作り、ファイル検索ソフトと併用する仕組みを構築。しかし特注案件の増加で管理台帳データが肥大化、台帳を複数のワークシートに分けてCSV形式に変換して検索ソフトにインポートする作業は大きな負荷となっていた。

　そこで同社は新たに図面関連ファイルの全文検索システムを導入した。システム選定にあたっては、既存の図面管理台帳を引き継げること、従来のフォルダ構成や使用感をなるべく変更しないことなどを考慮するだけでなく、同社の導入イメージを実現可能なサポート体制も重要であった。

　新たなシステムを導入したことで、過去の提案図面や設置写真などの検索が容易になり、営業および設計の効率が大きく向上した。また以前は一晩かかっていた検索システムへのインポート作業も約1時間に短縮されたという。