佐世保重工業株式会社
使い勝手のいいグループウェアの導入で各部門の業務効率化を実現
グループウェア導入により社員の情報共有を図るも、うまく浸透しなかった過去を持つ佐世保重工業。同社が抱えていた悩みと、それを解消した新たなグループウェアの利点は？
佐世保重工業では、2003年からグループウェアを導入し社員の情報共有を図ったが、使いにくく浸透しなかった。そこで、同社は一般ユーザーを含めたデモ環境での選考を行い、直感的操作が可能なUIを持つグループウェアに移行。個人ポータルの作成、電話メモ機能、組織改編に伴う個人情報変更、権限設定など、各所で業務効率化が実現した。
課題
佐世保重工業では、社員の情報共有を促進する目的で2003年からグループウェアを導入。スケジュール、ファイル管理、掲示板機能を利用していたが、スケジュールでは自分のスケジュールを入れて関係者に公開する程度にとどまり、掲示板では新着表示が分かりづらいと厳しい意見があがるなど、直感的な操作性不足による問題が生じていた。結果、グループウェア自体にログインする人数も減っていき、当初の目的に至らないままだった。
解決方法
同社は、今度こそコミュニケーションツールとしてユーザーにしっかり活用される新しいグループウェアを導入するために、複数名の一般ユーザーを選考スタッフに交える、デモ環境を自由に使用して検討するなどしながら選定を進めた。選ばれた製品は、PC操作が不得意なユーザーからの評価も高く、マニュアルを見なくても大体の操作が誰にでもできるUIや、求める情報の所在が探しやすい全文検索機能を備えていた。
効果
業務内容に沿った個人ポータルを作成できたり、電話メモ機能の活用で紙のメモを担当者のフロアまで持っていく必要がなくなるなど、業務が効率化された。
また、100人単位の異動でも、以前ならば個人設定変更を数時間かけて手入力していたところが、事前設定機能などを用い数分で済むようになった。
同製品は、組織単位やロール単位で権限移譲できるため、サブフォルダ作成や共有情報発信などの運用管理者負担も軽減された。
事例概要
| 企業規模 | 中堅中小企業向け（101～1000名） |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 製造業 |
| 部署 | 情報システム部門（開発系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：パッケージ版Garoon
提供企業：サイボウズ株式会社
掲載日：2024/01/17
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