日工株式会社
グループウェアのリプレースとクラウド化で全社の業務を最適化
10年間使用していたグループウェアのリプレースにあたり、さまざまな要件からクラウド版グループウェア以外は考えられないという日工。その要件と全社的な導入効果とは？
老舗プラントメーカーの日工では、営業活動の効率向上を求めるほか、10年間使用していたグループウェアのコストに見合う活用が難しくなってきていたため、新たに自社の要件に合致するクラウド版グループウェアを導入した。想定していた営業部門や情報センターで関連工数の削減をはじめとして、全社的な業務の最適化を実現している。
課題
社員の半数以上を占め、外出や出張が中心の営業部門では、稟議や申請書類が紙ベースで、出先からのFAXや帰社後の夜型PC作業を要するなど、業務が非効率的だった。
一方、情報センターでは10年間使い続けているグループウェアの運用とメンテナンスの負担に悩んでいた。全社規模で使用するにはデータ容量も足らず、頻回の削除を繰り返した結果、社内の情報が集まらず、社員の利用頻度も低下、情報共有基盤が成立していなかった。
解決方法
外出先からのモバイルワークによる事業効率の向上、稟議・決済業務のワークフロー化による業務スピードの向上、ペーパーレス化推進によるISO14001への貢献などを要件に、グループウェアのリプレースを検討した。限られたメンバーで効率的に活動し、なおかつBCP対策を兼ねたバックアップやセキュリティ面、さらには初期費用な構築期間がゼロで運用開始できることなどから、クラウド型グループウェアを必須と考え、選択した。
効果
営業部門では、PCやモバイルがあれば外出先からグループウェアにアクセスでき、外回り後に帰社する頻度が減った。受注書類処理日数が30日から3日に短縮されるなど、事業スピード全体が向上した。
情報センターでは、日々のバックアップやパッチ作業、サーバを止めてのメンテナンスが不要となった。アプリケーションごとの権限譲渡により、他部門がメンテナンスすることもあり、メンテナンス工数は7割以上削減された。
事例概要
| 企業規模 | 中堅中小企業向け（101～1000名） |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 製造業 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：サイボウズ ガルーン（ワークフロー）
提供企業：サイボウズ株式会社
掲載日：2024/01/17
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