紙中心のワークフローを電子化、ビジネスのスピードアップを実現

事例概要

　東京地下鉄では、業務上の申請や決裁における文書の電子化に10年以上取り組んできたが、紙の文書を回覧する文化が現場に根強く残っており、電子化はなかなか定着しなかった。

　人事部や財務部などの部門に加え、駅長や乗務員が所属する現業部門などがそれぞれ独自に、文書を回す流れのルールを持って運用しており、これが全社的な電子化の障壁になっていた。

　また、何人もの上位職に回覧する稟議（りんぎ）の場合、互いの在席時間が合わないために承認／決裁が遅れることがビジネスの迅速化の妨げとなっていた。また、起案の際のひな形や参考になるような過去の稟議書を探す際にも時間がかかるなど、不効率な運用が課題となっていた。

　こうした課題を解決するため、同社では決裁ワークフローシステムを選定・導入。これにより紙文書を排して最初から電子文書を回すことで決裁や稟議が迅速化され、過去の稟議書も素早く検索できるようになったという。

　今後、保管期限が近い紙文書から順に廃棄していく中で、ペーパーレス化による紙文書の削減効果も現れていくとみられる。新たな帳票の内製化などにもチャレンジしていく考えだ。