Smart Workflow Cloud

Microsoft365対応のワークフロー製品で承認業務を効率化

「Smart Workflow Cloud」は、Microsoft 365に対応したワークフロー製品。Microsoftのアプリケーションを使った業務フローの効率化・迅速化をサポートする。例えば申請書フォームはPower Appsを利用しているため、内製したい場合もローコードで簡単に作成できる。


＜使い方や特徴＞

●豊富な承認機能
メールによる承認依頼の通知や、期間を指定した自動承認・自動差戻し・自動却下、合議など、さまざまな承認機能を用意。例えば承認者が不在の場合は申請を取り戻し、別の承認者への送信し直しができる。また、代理承認（委任）も可能。さらに承認者の有無や申請金額の多寡など、条件によってその後のフローを分岐できる。

●多彩な承認者の指定パターン
組織階級や部署名など、承認者の指定パターンをさまざまに設定できる。また、申請者や承認者が申請書上で任意の承認者を指定することも可能。さらに、申請書提出前に確認者に内容をチェックしてもらう、といった運用も実現できる。

●直感的に作成できるワークフロー
承認業務における従来の流れをそのままフローとして定義できる。ワークフロー製品によっては、フロー定義と実際の申請／承認の流れが異なることがあるが、Smart Workflow Cloudなら実際の流れと同じように定義可能だ。UIも直感的で、ドラッグ＆ドロップで定義できる。

●業務に応じた申請書の開発
Power Appsを使って申請書画面を作成できる。ExcelやPowerPointを使う感覚で申請書フォームを作成できるので、専門的な開発スキルは不要だ。またスマートフォンやタブレット、そしてWebブラウザなど、作成したフォームはさまざまな環境で使用できる。

●申請データの再利用
申請データはSharePointのリストに蓄積されるため、過去の申請／承認データを再利用することもできる。また、SharePointは年度別表示や金額など数値を含む申請データの集計、Excelでのデータエクスポートが可能だ。