企業向け「名刺管理ツール」の基礎知識、社内に眠った情報資産を宝に変えるには？：IT導入完全ガイド（4/5 ページ）

日本においてビジネスに欠かせない「名刺」。長らく名刺は受け取った社員個々で管理するのが一般的だった。名刺を企業内で有効に使える情報として活用する「名刺管理ツール」が注目される。

[二瓶 朗，グラムワークス]

マーケティング機能

ニュース配信

　名刺データに関係のある3種のニュースを随時チェックし、マーケティングとともに顧客管理にも活用できる。「人事異動・連絡先変更」では名刺データに変更があった場合に人事異動や連絡先変更情報を通知する。

　「社内のニュース」は「コンタクト」と同様、会社全体のコンタクト履歴が見て取れる。「企業のニュース」では、その企業に関係するニュースがニュースサイトからピックアップされて表示される。これらニュース機能によって、自ら顧客の情報を収集しなくても、名刺データに関連のある情報が更新された段階で自動で通知されるので、事前にチェックしてマーケティングに活用できる。

　なおメインページ上部には、最新のニュースが表示されており、ログインするたびに、名刺データに関わる最新の情報を入手できる。

図11　ニュース「人事異動・連絡先変更」（出典：Sansan）

図12　ニュース「企業のニュース」（出典：Sansan）

図13　メインページの「最新ニュース」（出典：Sansan）

メール一斉配信

　名刺データの企業名、役職名、あるいは自分で設定したタグなどにより絞り込んだ特定のユーザーに、それぞれメールを一斉配信することが可能だ。顧客開拓目的でメルマガ配信を行っても、その他大勢のメルマガと同一視され、なかなかリーチできないことも少なくないが、メール一斉配信機能を活用すれば、1対1のメールのように相手に送信できる。ちなみに一斉配信は配信数、料金ともに制限はない。

図14 一斉配信（出典：Sansan）

外部連携機能

　最新の名刺管理ツールは、APIを提供することでその他のサービスやシステムと連携できるところが大きな強みになっている。例えばSansanは、salesforceとの連携が可能な他、2015年10月にAPIが公開されたことにより、日本郵便、日本マイクロソフト、サイボウズ、NTTソフトウェア、Zohoなどと既に連携しており、今後もマクロミル、弥生、SAP、KDDIなど数十社との連携が予定されている。また、名刺データをCSV形式のファイルでアウトプットして、他のサービスやアプリなどで利用することも可能だ。

図15　Sansanの外部連携イメージ（出典：Sansan）