そろそろ移行を考えるべき？ 「Office 365」「G Suite」導入につまずく原因はどこにあるのか？：IT導入完全ガイド（2/3 ページ）

「Office 365」と「G Suite」に代表されるクラウドオフィスツール。「知ってはいるけれど、どんなメリットがあるのかいまいち分からない」という方に、特長と導入につまづく原因について説明しよう。

[小池晃臣，タマク]

導入を断念する企業は何がボトルネックとなるのか？

　中にはパッケージ型からクラウド型へ移行しようと考えるも、導入を断念する企業も多くある。

　特にその傾向が強いのが、1000人から1500人規模の中堅企業だ。この企業規模になると、ある程度組織がしっかりと構成されており、業務も部門・部署単位で細分化している。現場では既に業務の進め方が確立されているため、ツールが変わることで業務の進め方にも影響が出て、現場からの強い反発を招きがちなのだ。導入を主導する立場にとってはやりきれないケースといえるだろう。これが5000人以上の大企業となると、全社的にITガバナンスが浸透している場合が多いため、現場への強制力を持つと同時に現場からの理解も得やすい。

　特にオフィスツールは業務の中でも日常的に利用する重要なツールの一つであるため、ツールが変わると従業員に与えるインパクトも大きい。このように会社の意向で新しいツールを導入する場合は、従業員の反感も買いやすいため、十分に社員へ周知、説明する必要がある。

　G Suiteには、「G Suite Training」というアドオン（拡張機能）が提供されており、デモンストレーションの動画によって使い方や操作について詳しく解説される。スムーズな導入のためにはこのような機能を利用するのも手だ。

企業が「クラウド型」へ移行する3つの"きっかけ"

　企業がパッケージ型オフィスツールからクラウド型に移行を考えるきっかけとして、3つに大別できる。その理由について説明したい。

場所を選ばない柔軟な働き方の実現のため

　中期経営計画に働き方改革を盛り込み、テレワークやリモートワークなど柔軟な働き方の実現や生産性の高い組織を目指す企業も増えているが、そのためには、場所を選ばず「いつでも、どこでも」会社と同じように仕事ができる環境作りが必要だ。

　ただ、会社以外の環境から会議資料を共有したりデータを複数人で編集したりする場合、オンプレミスのオフィスソフトでは何かと不便が生じる。ファイルサーバに置くことでデータを共有し複数人で交互に編集もできるが、会社以外の環境から社内環境に接続するにはネットワークの整備も必要になる。

　そこでクラウドオフィスツールの導入が視野に入る。サービスに含まれるオンラインストレージを利用することでどこでもデータにアクセスでき、ドキュメントを共有設定することで複数人とリアルタイムに編集することも容易だ（図5、図6）。「今、誰がどのような編集をしているか」も分かる。また、ノートPCやタブレット、スマートフォンなど端末を選ばずに利用できるため、社外からデータをアップロードし社内のスタッフと共有することも可能だ。Office 365やG SuiteにはMDM（Mobile Device Management：モバイルデバイス管理）機能も備えられているため、アクセスできる端末を制限することで安全性も確保できる。

図5 1つのデータを複数人でシェアでき編集が可能（G Suite、スプレッドシート）（資料提供：富士ソフト）

図6 Microsoft Teamsを用いてコミュニケーションを取りながら共同編集が可能（資料提供：内田洋行）

サポート切れ、ライセンス切れによるリプレースのため

　Microsoft Officeなどパッケージ型のオフィススイートを使っていた企業が、サポート終了やライセンス切れのタイミングでクラウド型へ移行しようと考えるケースは多い。特にパッケージ型のメールクライアントは、自社でメールサーバを立てる必要があるため、サーバの運用管理や定期的なメンテナンスにもコストや工数がかかり、企業にとって負荷も高い。

　これが、Office 365であれば「Exchange Online」、G Suiteであれば「Gmail」といったオンラインメールサービスに置き換われば、サーバやストレージなどハードウェアの運用管理からも解放される。リプレースのタイミングはクラウド型へ移行する一つのきっかけといえるのではないだろうか。

他の業務システムをクラウド化するため

　オンプレミスでの運用が当たり前と考えられていたERPやBI（ビジネスインテリジェンス）、その他業務システムなどがクラウドサービスに取って代わり、今やクラウドシフトは企業ITにおける一大潮流である。こうした流れの中にありながら、日常的に利用し、最も基本的な業務ツールであるオフィススイートだけはオンプレミスというのは運用上でいささか問題だ。自社のIT環境全体をクラウドに移行するという大きな流れの中で、オフィスツールもクラウド化する方が運用上でも効率的と考える企業もあるようだ。

導入前に考えるべきことはコストだけ？

コストで考える「パッケージ型」と「クラウド型」

　パッケージ型オフィスツールは買い切り型であるため、長期間同じツールを使い続けるようであれば、単純比較では得だといえる。また、クラウドオフィスツールはユーザー数に応じて課金されるため、ユーザー数が増えるにつれてその分コストがかかる。例えば、共用PCなど1台のPCをログインアカウントを切り替えて複数ユーザーで別々に使う場合、パッケージ型は1つのパッケージがインストールされていればいいが、クラウド型は人数分の契約が必要となるため、このような場合はユーザー数に依存しないパッケージ型の方がコストメリットがあるといえる。

　対して、クラウド型は利用する人数分のライセンスが必要となり、利用し続ける限りは固定費用が発生するため、導入費用は少ないものの、トータルコストで考えるとクラウド型の方が高くつくというイメージを持たれやすい。ただ、ユーザー数を簡単に増減でき、ライセンスの割り当てや削除も容易なため、運用の手間などもコストに換算すると組織変更が多い企業や導入規模が大きい企業にとってはコストメリットがあると考えられる。

　コストを重視する企業は、自社の利用規模と情報システム部門の人的リソースもあらかじめ考慮する必要があるだろう。