日本大学
100人以上参加のペーパーレス教授会を実現した管理運用基盤とは
ペーパーレス会議の実現によるコストや負担の低減効果は大きい。しかし、実際にペーパーレス会議を運用するには何が必要だろうか。日本大学が得たソリューションとは？
日本大学商学部では、キャンパス整備事業の一環として新本館が竣工。それに伴い、新ネットワーク環境を活用した教授会のペーパーレス化の構想があがった。紙の資料作りの省力化や、資料情報漏えい対策の向上を目指し、ニーズを分析。最終的には会議システムではなく、操作が簡便な文書管理システムを選び、無駄のない新会議スタイルが確立した。
課題
これまで教授会のたびに紙の資料を作成していた同学。開催は月2回、約100人の参加者に毎回100〜200ページの資料が必要だった。教授会以外の約30種類の各種委員会も含め、会議資料作成に関わるコストと、担当者の作業負担の低減が望まれていた。さらに、紙で配る方式では、会議終了後に非公開資料を回収しきれないリスクがあった。
同学は新本館の立て直しとネットワーク環境の整備を機に、会議スタイルの刷新に取り組んだ。
解決方法
会議システムを導入済みの他学部を見学するところから着手した。タブレット端末でメモ記入ができるケースも見たが、教授会ではタブレットに不慣れな人も使用するため、企業のビジネス会議のような使い方は想定しておらず、資料の管理機能を優先したシステムが最適と考えるようになった。最終的に、会議システムではなく文書管理システムを選定。簡単なボタン操作で資料を参照できるようにした。
効果
会議の環境が一新し、最初は戸惑いも見られたが、数カ月でタブレット端末を持って会議に参加するというスタイルにも慣れ始めた。
管理事務としては、資料作成の負担が大幅に減ったことに加え、会議直前の資料内容差し替えが容易になった。会議終了後にはデータを消去して、公開できるものだけを閲覧ファイルに戻す形で、セキュリティを確保している。今後、過去会議資料の電子化やデータ蓄積後の検索性にも期待を寄せる。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 教育業・学習支援業 |
| 部署 | 総務部門・人事部門・教育部門 |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：文書管理システム 「活文 Contents Lifecycle Manager」
提供企業：株式会社日立ソリューションズ
掲載日：2018/05/07
更新日：2019/03/22
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