タケエイ
契約情報共有と管理負担削減、コンプライアンス強化を一気に実現
契約情報が社内で連携・共有されていないためにトラブルが多発。紙書類の保管量も日に日に膨らみ、管理が行き届かない。その状況を一掃したのは、文書管理システムだった。
リサイクルなど環境ソリューション事業に従事するタケエイ。営業部門で新たに発生する契約書は、1年間で1万件以上だが、6つの営業部隊の契約書フォーマットが統一されていないなど、問題を抱えていた。同社は、文書管理システムを基軸に、契約書の一元管理、ペーパーレス化、さらにはコンプライアンス強化もはかれる新システムを構築した。
課題
同社の営業部門で発生する契約書は年間1万件以上。6つの営業部隊ごとにExcelやWordで独自の台帳を作成しており、フォーマットも異なっていた。社内で契約情報が連携・共有されていないため、二重契約になりかけることもあるなど問題が多かった。
また、電子データのほかに、紙出力し押印した控えの書類も保管しており、古い契約書はダンボール箱に収納し、社外の倉庫で保管するなど、それらの管理が大きな負担になっていた。
解決方法
契約書の一元管理、ペーパーレス化、さらにはコンプライアンス強化の面から、契約管理の新システム導入へと動き出した同社は、基幹システムとリアルタイムで連携し、基幹データを参照できる製品を選定。将来の用途拡張を見据え、契約書以外の文書を管理する機能を持つこと、関連ツールの適用で書類作成も可能になることも魅力だった。営業管理から契約状況の切り替えなど手入力作業の省力化を求めたが、きちんと対応された。
効果
新システム稼働後、新たな契約書は全て活文の新システムで作成し一元管理。2カ月を過ぎた時点で、約2000件分の契約書が管理対象となった。利用した営業スタッフからは、検索機能が良い、見やすい、分かりやすい、便利だと好評で、契約書を探す時間や手間も短縮された。
利用者は各自のIDでログインして操作するので、誰が何をしたのか一目瞭然。権限設定などにより利用者制限も可能で、コンプライアンスの強化も実現している。
事例概要
| 企業規模 | 企業規模問わず |
|---|---|
| 課題 | 業務のIT化 |
| 業種 | その他業種 |
| 部署 | 情報システム部門（開発系） |
| 地域 | 国内 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：文書管理システム 「活文 Contents Lifecycle Manager」
提供企業：株式会社日立ソリューションズ
掲載日：2018/05/07
更新日：2019/03/22
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