保存された文書を積み重ねた高さは4,000m以上、これを75％削減へ

事例概要

　個人や企業向けに生命保険や年金保険を販売している富国生命保険では、文書管理に課題を抱えていた。支社・営業所で起案した手続き文書は一部を除いて、本社で紙文書のまま一括保管していたため、資料の共有が困難であった。それらの文書は積み上げれば実に4,000mにも及ぶという膨大なもので、本社のオフィスリニューアルによる書庫面積の大幅削減が決まったことで、75％の削減が必要になった。

　同社では、ペーパーレスのために電子化を進めるとともに、複数のITツールに分散していた文書管理機能を集約・統合した上で、検索や共有を単一の基盤で行えるよう、文書管理システムを導入することにした。システム選定にあたっては、検索スピードや検索のしやすさを特に重視したという。

　文書管理専用のIT基盤を構築した結果、ペーパーレス化が大きく進んだだけでなく、資料共有の有効性が向上した。同社がシステム選定を進めた具体的なポイントや詳しい導入の経緯は、ダウンロード資料で紹介している。