文書管理システム「File Life Station 2」

誰でもカンタンに確実な文書管理を実現できるスグレモノ

　File Life Station 2は紙文書の管理に特化した文書目録の管理システム。膨大な紙文書（原本）の管理（何が？どこにあって？廃棄の時期はいつ？）などが把握できる。
　File Life Station 2の前身は、自治体に向けた情報公開のための文書目録管理システムであった。既に50自治体以上（特例市も含む）の導入実績があり、そのノウハウを民間企業でも活用できるように、更に使いやすさを追求した製品である。

■どのレベルからでも文書管理がスタート
　ファイルの情報（＝目録情報）を入力するだけで誰でもカンタンに「作成→伝達→保管→保存→廃棄」に合わせた管理が可能なFile Life Station。実際の文書は、保存箱からファイル・フォルダ、契約書・収発文書など1件ごとの文書情報のレベルで管理でき、ユーザ自身の運用や導入の目的に合わせて、どのレベルからでも文書管理が始められる。

■現物と管理データがきちんと一致
　文書管理において、現物（紙文書や電子文書）と管理データがきちんと合っていなければ意味がない！という考えから、File Life Station 2では現物と管理データの一致がカンタンに行える。目録の管理場所とロケーションを活用すれば、検索結果からファイルや保存箱の場所をすぐに確認。更にExcelで書庫レイアウト表を作成しておけば、書庫内の現物の場所を色つきで表示することが可能だ。もちろん、紙文書と同時に電子文書も目録に紐付けて管理するため検索時間は短縮できる。

■手間だった廃棄作業もカンタンに…
　オプションとしてバーコード処理機能も追加できる。この機能により「いちいち廃棄の時期を調べるのが大変！」「どこにも管理されていない現物が存在する！」などの問題が解消でき、廃棄のためにかかっていた業務効率を大幅に向上させることが可能となる。また、廃棄処理を実行すると紙文書とともに電子文書も廃棄、自動的に廃棄フォルダに移されるのもメリットだ。