文書管理システム「活文 Contents Lifecycle Manager」

Q&A

Q：社内のペーパーレス化を進めるうえで、電子帳簿保存法対応も強化する方法はありますか？
A：電子帳簿保存法への対応を進めるには、法的要件を満たした形で文書を電子保存できる仕組みが必要です。あわせて社内文書を一元管理できる文書管理システムを活用することで、ペーパーレス化と法令対応を両立できます。

・「活文 Contents Lifecycle Manager」はJIIMA認証を取得しており、国税関係書類や電子取引情報をセキュアに保管できるため、ペーパーレス化と法令対応の両立を支援します。

Q：電子化された大量の書類から、必要な情報をスムーズに検索・参照するにはどうすればよいですか？
A：文書を電子化するだけでなく、契約番号や取引先名などの属性情報を付与して管理することが重要です。あわせて、属性検索や全文検索に対応した文書管理システムを活用することで、必要な文書を効率的に検索・参照できます。

・「活文 Contents Lifecycle Manager」は業務にあわせ、フォルダー階層や文書の種類、必要な属性情報を設定できます。1億件をこえる大量データに対しても、高速検索を可能にするオプション機能をご用意しています。

Q：ワークフローシステムや電子契約サービスと連携して文書保管を自動化できますか？
A：外部システム連携に対応した文書管理システムを選ぶことで、手動登録の手間なく自動保管が可能です。

・「活文 Contents Lifecycle Manager」は承認完了した決裁書や電子契約完了後の署名済み文書を自動で取り込み、一元的に保管・管理する仕組みをスムーズに構築できます。

Q：「活文 Contents Lifecycle Manager」で生成AIを活用すると、どのような作業が効率化されますか？
A：文書内から取引先名や日付などの属性情報を自動抽出でき、属性情報を手入力する手間を大幅に削減できます。

・従来のAI-OCRと異なり複雑なフォーム定義や学習作業が不要なため、登録作業の負担軽減やアンケート結果の分析・要約など高度な文書活用が可能です。

Q：「活文 Contents Lifecycle Manager」の価格や導入プランについて教えてください。
A：オンプレミス版とクラウドサービス版があります。詳細はお問い合わせください。

・スモールスタートから全社展開まで柔軟に対応でき、登録文書数やユーザー数、同時接続数などをヒアリングした上で、要件に応じたプランが提示されます。