テキサス州ヒル郡
自治体のもつデータの利便性やセキュリティを向上
テキサス州ヒル郡では、裁判所の重要書類や、住所システムのデータへのアクセス性や利便性、セキュリティの向上を図るため、ShareBaseを導入し、時間とコストを削減できた。
テキサス州ヒル郡では、裁判所での重要文書へのアクセスや閲覧のほか、911住所システムでの住所変更の処理などにおける、コンテンツ管理やプロセスの自動化や簡素化のため、ShareBaseを導入した。導入後は、裁判所のファイルに時間や場所にかかわらずアクセスできるようになり、現場対応が必要な職員もすぐに場所を確認できるようになった。
課題
テキサス州ヒル郡では、郡判事のスタッフが外出先からファイルや文書にアクセスする場合、情報を閲覧するには裁判所まで出向いて、原本ファイルのコピーを取らねばならず、時間とコストが課題だった。保安官事務所の911住所システムでは、担当者が住所変更を処理し、情報の整合性を確保するために、変更を迅速にデータベースに登録する必要もあった。こうした時間の節約やプロセスの簡素化といった課題が多くあった。
解決方法
郡のIT部長は、コスト効率を向上でき、セキュリティを強化できるソリューションを探していた。ハイランドの年次ユーザーカンファレンスに参加した際に、ShareBaseの発表を見て、郡全体のコラボレーションギャップを解消できると感じた。いつでも情報を入手でき、時間の有効活用、業務効率の向上を図れるほか、監査証跡機能では、文書アクセスの可視性を提供する。ファイルがシステムによって自動的に共有される点も評価した。
効果
裁判所外から重要文書へのアクセスを適時に提供することで、実際に裁判所に行き、紙の文書を扱う負担から解放された。記録管理人がコンテンツへのアクセス許可を与えれば簡単に情報にアクセスでき、未許可ユーザーは文書を扱えなくなるため、セキュリティが向上した。911住所システムでは、社外や勤務時間外でもファイルにアクセスできるため、現場での対応が必要な職員がすぐに場所を確認して迅速に対応できるようになった。
事例概要
| 企業規模 | 大企業向け（1001名以上） |
|---|---|
| 課題 | 業務効率化 |
| 業種 | 政府・官公庁・団体 |
| 部署 | 情報システム部門（運用系） |
| 地域 | 海外 |
| 導入年 | - |
提供企業・製品
導入製品名：クラウドコンテンツ管理 「ShareBase」
掲載日：2019/02/25
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